Een goed aanbiedingstraject zorgt dat u opvalt in de grijze massa

Wanneer is uw klant bereid om iets van u te kopen? Wanneer vertrouwt hij u de opdracht toe?

Uw klant is bereid om met u zaken te doen als u hem begrijpt, als u weet waar hij wakker van ligt of waar hij van droomt. En als uw aanpak, uw product of dienst zowel qua prijs als kwaliteit overeenkomt met zijn behoefte. Niet elke klant wil het beste van het beste of het mooiste wat er te krijgen is. Hij wil iets wat bij hem past en in uw aanbiedingstraject is het zaak om dat te weten te komen en daarop in te spelen. 

Kwalificatie

Zolang uw klant nog geen offerteaanvraag of aanbesteding heeft gepubliceerd, kunt u onbeperkt met uw klant communiceren en overleggen. Hierdoor hebt u de kans om uw bedrijf te positioneren en om de beslissers bij uw klant te leren kennen. Zodra een offerteaanvraag of aanbesteding is gepubliceerd, beoordeelt u of u de opdracht wilt, of u hem aankunt en of u een redelijke kans maakt om te winnen. Als er eisen in de aanvraag staan waar u niet aan kunt voldoen, formuleert u slimme vragen voor de vragenronde die wellicht kunnen leiden tot aanpassing van deze eisen, zodat u toch een geldige inschrijving kunt doen. U kunt ook een partner of een onderaannemer zoeken, zodat u samen wel aan de eisen voldoet.

Wij kunnen u helpen met:

  • Inventariseren van klantkennis en kennis van de opdracht
  • Beoordeling en bespreking van de stukken
  • Begeleiding bij de kwalificatie (Bid/No bid besluit)
  • Selecteren en contracteren van partners en onderaannemers
  • Uitwerken van de bidstrategie
  • Formuleren van vragen
  • Bewaking van de acties
  • Vastlegging van resultaten

 

Beantwoording

De beantwoording van een offerteaanvraag of aanbesteding moet goed worden voorbereid. U stelt een bidteam samen dat de oplossing gaat uitwerken. Na een kick off, waarin de hoofdlijnen van de oplossing worden besproken en waarin afspraken worden gemaakt over de boodschap die u wilt uitdragen, start het schrijfproces. Uiteraard maakt ook pricing deel uit van deze fase.

Wij kunnen u helpen met:

  • Uitvoeren van een rodedraadsessie
  • Maken van een bidplanning
  • Kick-off met het bidteam
  • Opzet van het offertedocument conform de richtlijnen
  • Schrijven of bewerken van teksten
  • Opmaak in huisstijl
  • Maken van graphics
  • Controle op compleetheid en consistentie van de beantwoording
  • Verbetering schrijfstijl en spellingcheck
  • Vormgeving en productie van de offertemap

 

Gunning

Tijdens de gunningsfase kan uw klant om een nadere toelichting vragen. Daarvoor bereidt u een presentatie voor om bij uw klant een overtuigende indruk achter te laten. Verder kan uw klant nog willen onderhandelen. Ook de onderhandelingen moeten goed worden voorbereid. Als de aanbesteding aan uw concurrent is gegund, kunt u in een verificatiegesprek controleren of u juist beoordeeld bent en kunt u bespreken wat u had moeten doen om de opdracht te winnen.

Wij kunnen u helpen met:

  • Het maken van een presentatie
  • Proefpresentaties houden en feedback geven
  • Onderhandelingen voorbereiden
  • Beoordelen van de rechtmatigheid van de gunning
  • Aanvechten van de gunning aan uw concurrent

 

Nazorg

Nadat de aanbieding is uitgebracht houdt u een evaluatiesessie en legt u de lessons learned vast voor een volgende aanbieding. Verder kunt u alvast een concept referentie maken. Tenslotte kunt u herbruikbare teksten voor toekomstig gebruik in een tekstbibliotheek opbergen.

Om het traject goed af te sluiten, zodat u in de toekomst steeds beter aanbiedt, kunnen wij u helpen met:

  • Lessons learned sessie houden
  • Opstellen van referenties
  • Goede stukken tekst herbruikbaar maken
  • Opleiden en inrichten van uw eigen tenderdesk