Veel ondernemers zien met lede ogen hoe allerlei werk door de gemeente wordt aanbesteed aan concurrenten. Uiteraard komen ze er vaak pas achter als de aanbesteding al gegund is en als ze erachter komen doordat de betreffende concurrent met busjes de gemeente in komt rijden en piketpaaltjes begint te slaan. Soms kom je er achter in een artikel in het plaatselijke suffertje maar heel vaak kom je er helemaal niet achter. Als jij dat werk met jouw bedrijf ook goed had kunnen uitvoeren, waarom heb je dan geen uitnodiging gehad van de gemeente om een offerte uit te brengen?

De aanbestedingswet geldt niet alleen voor Europese aanbestedingen die op TenderNed worden gepubliceerd, maar evengoed ook voor onderhandse aanbestedingen waarbij de aanbestedende dienst een stuk of 5 bedrijven rechtstreeks vraagt om een offerte uit te brengen. De keuze van de inkoper voor die 5 bedrijven moet objectief en niet-discriminerend tot stand gekomen zijn en in het kader van het transparantiebeginsel van de aanbestedingswet moet de inkoper ook goed kunnen verantwoorden hoe hij tot de keuze gekomen is.

Een zesde gegadigde

Als er nu zes bedrijven in Nederland zijn die in staat zijn om de opdracht uit te voeren, dan is het raar als een inkoper er maar vijf uitnodigt. De zesde partij kan dan, zodra die lucht krijgt van deze aanbesteding de aanbestedende dienst benaderen en om uitleg vragen waarom ze niet zijn uitgenodigd. Als de aanbestedende dienst dat niet goed kan uitleggen, kan de zesde partij met succes een kort geding starten met het oogmerk om tot de aanbestedingsprocedure te worden toegelaten. En om die zesde partij dan alsnog evenveel kansen te geven als de overige vijf, zal de indieningsdatum ook opgeschoven moeten worden. Als de zesde partij er pas achter komt na de gunning, dan kan zij de hele aanbesteding aanvechten en in ieder geval een schadevergoeding of een andere vorm van compensatie eisen. Zolang de opdracht nog niet gestart is, kan de zesde partij zelfs eisen dat de hele procedure ongeldig wordt verklaard. De rechter zal alle belangen afwegend tot een oordeel komen. Het kort geding moet wel binnen 6 maanden worden aangespannen.

Loting

Maar als er nu 25 potentiële gegadigden zijn voor de opdracht? Om te voorkomen dat de aanbestedende dienst zichzelf enorm veel werk op de hals haalt, is het toch handig als het aantal offertes kan worden teruggebracht tot een behapbaar aantal. In zo’n geval kan de aanbestedende dienst een loting uitvoeren om 3 tot 5 bedrijven te selecteren voor een uitnodiging tot inschrijving. Die loting moet dan ongewogen zijn en mag niet discrimineren.

Zorg dat ze je kennen

Er kan niet van een aanbestedende dienst worden verwacht dat zij alle mogelijke gegadigden ook kennen. Bedrijven die geïnteresseerd zijn in opdrachten van de aanbestedende dienst moeten dus bekend zijn bij de inkoopafdeling van de aanbestedende dienst. Dat betekent dat bedrijven dus acquisitie moeten doen om te zorgen dat ze in beeld zijn. En alleen een keer een briefje sturen is daarbij niet genoeg. Als je constateert dat een concurrent aan een opdracht begint die jij ook had kunnen uitvoeren, en je hebt geen uitnodiging gehad om in te schrijven, dan kun je de inkoopafdeling van de aanbestedende dienst benaderen en om uitleg vragen over de wijze waarop de selectie van die concurrent heeft plaatsgevonden. En als dan blijkt, dat de keuze voor dat bedrijf niet op een objectieve wijze tot stand gekomen is, dan kun je daar dus tegen protesteren. De wijze waarop je dat doet, en of je daarvoor naar de rechter stapt is aan jou. Je kunt ook in onderling overleg tot een oplossing komen.

Hoe zorg je er nu voor, dat je bekend bent bij aanbestedende diensten waarvoor je graag een opdracht zou willen uitvoeren?

• Alle voor jou relevante overheidsorganisaties in de regio inventariseren: provincie, gemeente, waterschap, veiligheidsregio, schoolbesturen, ziekenhuizen;
• Aanbestedingskalenders raadplegen op de websites van de overheidsorganisaties, als ze die publiceren;
• In het kort op papier zetten wat je bedrijf doet of aanbiedt;
• Je inlezen in het aanbestedingsbeleid van de organisatie;
• Een afspraak maken bij de inkoopafdeling van de aanbestedende dienst en daar je bedrijf presenteren;
• Uitzoeken wie de belanghebbenden zijn bij jouw producten of diensten. Dat is nooit de inkoper zelf, maar een interne opdrachtgever;
• Proberen afspraken te krijgen met deze opdrachtgevers om gesprekken aan te gaan over problemen, wensen en kansen in die afdelingen;
• Keuzes maken: bepalen op welke klanten je je gaat richten.
• Inkopers en potentiële opdrachtgevers uitnodigen op een evenement in jouw bedrijf, bijvoorbeeld bij de lancering van een nieuwe dienst of bij een jubileum;
• Uitzoeken of er contracten zijn met grote bedrijven, aan wie jij zou kunnen leveren;
• Linken op social media: LinkedIn en volgen op Twitter, Facebook en Google+;
• Actief zijn op social media, zodat je connecties regelmatig iets van je te zien krijgen.

Als je voldoende inspanningen hebt gepleegd om te zorgen dat je op het lijstje van de inkoper staat, dan heb je recht om te worden uitgenodigd voor het indienen van offertes voor opdrachten bij de aanbestedende diensten. Tenzij er zoveel gegadigden zijn, dat het aantal doormiddel van een ongewogen loting terug wordt gebracht. De aanbestedende dienst doet er goed aan de loting door een onafhankelijke derde te laten uitvoeren om onpartijdigheid en objectiviteit te waarborgen.