Het zijn hele kleine dingen die het verschil maken bij een aanbesteding
Door: Roelf Houwing
16 november 2015
Onlangs een mooi contract gewonnen. Het was op het nippertje. Wij hadden 33 punten op kwaliteit, de tweede had 44 punten, wij hadden 50 punten op prijs (de laagste prijs dus), zij 37,5. In totaal was het verschil dus 1,5 punt op de 100. Nu zou je zeggen, dat de aanbestedende dienst een minderwaardig product heeft ingekocht voor een absurd lage prijs, maar dat is niet waar. Er is namelijk vrijwel geen kwaliteitsverschil.
Als kwaliteit zwaar telt
Op zich ben ik er wel een voorstander van om kwaliteitsverschillen zwaar te laten tellen in de beoordeling. In dit geval verdiende je 0 punten als je verhaal inhoudelijk niet (geheel) relevant was en niet voldeed aan het criterium en als je toelichting onvolledige informatie gaf. Je verdiende 1 punt als er enkele belangrijke elementen ontbraken of tekortschoten. Als de wijze van invulling niet overtuigend was en/of openingen overliet. Je verdiende 2 punten als het criterium ruim voldoende werd afgedekt en je verdiende 3 punten als je beduidend extra waarde toevoegde aan het oorspronkelijke criterium. Als je ergens een steekje liet vallen, kostte je dat dus bijna direct 25% van de punten.
De kwaliteit van de aanbieding werd bepaald door twee kwaliteitsaspecten, enerzijds het Plan van Aanpak voor de installatie en aansluiting, anderzijds de vormgeving van het product, allebei op 2 pagina's A4. De weging van het Plan van Aanpak ten opzichte van de Vormgeving was 65/35. De concurrent verdiende in totaal op kwaliteit dus 3*65 + 2*35 = 265 punten en wij verdienden 2*65+2*35 = 200.
De werkelijke verschillen
In de toelichting op het Plan van Aanpak werd gemeld, dat dit op onderdelen niet SMART gemaakt was. Er werd bijvoorbeeld aangegeven, dat de projectmanager regulier overlegt met de opdrachtgever en dat de planner overlegt met de opdrachtgever. Maar hoe vaak en wanneer ontbrak. Een ander voorbeeld was dat het onduidelijk was of er sprake was van één arbeidsgang. Daardoor miste het plan van aanpak op onderdelen aan concreetheid.” Hierom kregen wij 2 van de 3 punten. De concurrent verdiende op dit onderdeel de maximale 3 punten.
In de toelichting op het onderdeel Vormgeving werd aangegeven dat bij de ontwerptekening de maatvoering ontbrak en dat in de beschrijving het object een schuine bovenkant heeft en op tekening niet. Zowel onze aanbieding als die van de concurrent kreeg op dit onderdeel 2 van de 3 punten.
Op grond van de terugkoppeling is er op de Vormgeving van het product kwalitatief dus praktisch geen verschil en in de het Plan van Aanpak zijn een paar dingen niet genoemd, die normaal natuurlijk onderling direct bij aanvang van het contract worden afgesproken.
Het prijsverschil tussen beide aanbiedingen was echter absurd, gezien de kwaliteitsverschillen. De concurrent bood het product inclusief de installatie aan voor € 4360,40 en de winnaar voor € 3266,80 per stuk en daarmee won hij de opdracht nipt.
Gevolgen van de beoordelingssystematiek
Je kunt je afvragen of het kwaliteitsverschil tussen beide aanbieders niet nogal heftig aangedikt is door deze beoordelingssystematiek. Het betrof hier producten die elkaar kwalitatief weinig ontliepen. De kritiek op het plan van aanpak rechtvaardigde geen prijsverschil van 25%. Natuurlijk moet degene die een vergelijkbaar product 25% goedkoper aanbiedt winnen, maar het verschil had nooit zo klein mogen zijn, gezien het commentaar van de aanbestedende dienst.
Als er nauwelijks verschillen zijn, gaat de aanbestedende dienst verschillen zoeken
De les die we hier als aanbieders uit moeten trekken is, dat als er nauwelijks verschillen zijn, de aanbestedende dienst verschillen gaat zoeken. En afhankelijk van de weging in de gunningsmethodiek kan dat enorme gevolgen hebben. Als elk korreltje zout op ieder slakje zulke verschillen teweegbrengt, betekent het dat de aanbieder alles minstens 3 keer moet overlezen om vooral geen komma te vergeten. De vraag is of we met EMVI veel opgeschoten zijn. Stel je voor dat het net anders uitgepakt had en dat we verloren hadden met anderhalve punt verschil en een prijsverschil van 25%. Ook bij de aanbestedende dienst zou de wereld te klein zijn geweest.
Reactie toevoegen