Wanneer ik werk met bedrijven aan hun offerteproces, beginnen ze vaak met de vraag naar een offertesjabloon, zodat ze op een gemakkelijke en goedkope manier meer aanbiedingen kunnen indienen en vaker op een aanbesteding kunnen inschrijven. Dat is voor de meeste bedrijven een slecht idee. Eigenlijk kunnen alleen bedrijven die commodities verkopen sjablonen gebruiken zonder dat ze daarmee hun concurrentiepositie verslechteren. Meer aanbiedingen uitbrengen met een lagere kwaliteit maakt uw bedrijf niet concurrerender of rendabeler. Het tegenovergestelde is waar.

 Er zijn twee manieren om te reageren op offerteaanvragen of aanbestedingen:

1. Aanbieden op alles wat voorbijkomt.
2. Alleen aanbieden op degene waarbij u inzicht hebt in het perspectief van de klant en wat er nodig is om te winnen.

Als u aanbiedt op elke offerteaanvraag of aanbesteding die u tegenkomt, ondervindt uw bedrijf daar op drie belangrijke manieren nadeel van:

1. Lagere marges als gevolg van een lager winstpercentage,
2. Lagere marges omdat je concurreert op prijs in plaats van klantkennis,
3. Lagere marges door gebrek aan schaalvoordelen, omdat uw bedrijf een verzameling van projecten is geworden, die het gevolg zijn van de kansen waar u over gestruikeld bent en die u vervolgens, waarschijnlijk op prijs hebt gewonnen.

Bovendien bent u erg in de verleiding om te proberen de kosten te beheersen door de kosten van het aanbiedingsproces te minimaliseren, zodat u zich kunt veroorloven om meer offertes te maken en vaker op een aanbesteding in te schrijven. Dit betekent dat u meer aanbiedingen van lage kwaliteit uitbrengt, wat resulteert in een nog lager winstpercentage, dat dan nog verder naar beneden duikelt en ervoor zorgt dat toekomstige bedrijfsresultaten nog slechter zullen zijn .

Waarom doen bedrijven zichzelf dit aan?
De reden is voornamelijk, dat het duur is om zaken te doen via het indienen van schriftelijke aanbiedingen. Niet alleen dat, maar de kosten worden aan de voorkant gemaakt, ruim voor een onzeker toekomstig succes.

Het vereist :

1. Relatiemanagement, gevolgd door een
2. Verkoopproces dat gericht is op het verkrijgen van inzicht in de klant en het ontdekken van wat er nodig is om te winnen, gevolgd door een
3. Forse inspanning om een ​​aanbieding te produceren, en vervolgens een
4. Langdurig gunningsproces dat vaak resulteert in verlies.

Al deze kosten worden gemaakt, voordat u enige inkomsten heeft. De verleiding om die kosten te verlagen is dan ook zeer sterk. Maar bedenk:

• Als u een 30% winkans hebt, dan moet u dit alles drie keer doen om één keer te winnen.
• Als u een 20% winkans hebt, dan moet u dit alles vijf keer doen voor elke keer dat u wint.

Spectaculair betere resultaten

Kijk nu nog eens naar het verschil tussen een 20% en een 30% winkans. Het is maar een verschil van 10% in winkans, maar het verschil in kosten en tijd is bijna het dubbele. Van de andere kant beschouwd betekent die 10% verschil in winkans bijna een verdubbeling van uw inkomsten en kunt u daarnaast de marges verbeteren. Als uw bedrijf afhankelijk is van het reageren op RFP’s of aanbestedingen, moet het uw hoogste prioriteit zijn om de winkans te vergroten. In plaats van het verlagen van de kosten, moet u investeren. En zoals bij elke investering, moet u selectief zijn .

Als uw bedrijf afhankelijk is van het reageren op offerteaanvragen of aanbestedingen, beheerst u de kosten het beste door uw geld strategisch te besteden en niet door de kosten per aanbieding te verlagen om er meer te kunnen uitbrengen. Strategisch besteden betekent:

1. het hebben van een strategisch plan,
2. het hebben van een verkoopproces dat gericht is op het verzamelen van de informatie die nodig is om de aanbieding te winnen en
3. een aanbiedingsproces dat kan verwoorden wat er nodig is om te winnen vanuit het perspectief van de klant.

Als uw bedrijf afhankelijk is van het maken van schriftelijke aanbiedingen, betekent dit dat het voor uw bedrijf van wezenlijk belang is om deze dingen effectief doen.

Als uw bedrijf afhankelijk is van het maken van offertes, betekent het dat u niet uw goedkoopste medewerkers daarmee aan het werk zet, of dat u het een groep specialisten laat doen als ze even geen werk hebben in hun echte functie. Het betekent dat het aanbiedingsproces uw echte baan is. En ook die van de anderen. Het betekent dat u zich niet kunt veroorloven om steeds weer opnieuw  te moeten verzinnen hoe u de volgende aanbieding de deur uit krijgt. Het betekent dat uw toekomst afhangt van hoe uw medewerkers dingen aanpakken en dat u dus een doordacht verwervingsproces moet inrichten.

Als uw bedrijf afhankelijk is van het reageren op offerteaanvragen en het inschrijven op aanbestedingen, betekent dit dat uw hele bedrijf in dienst moet staan van het proces om offertes te winnen. Denk na over wat dat betekent en de zaken zullen beter gaan dan ooit tevoren.

Als u hulp nodig hebt om dit te laten gebeuren, laat het me weten:

Roelf Houwing – 06 511 22 552