Als laatste door de eerste ronde

Op een vrijdag werd ik gebeld door een nieuwe klant. Het was directeur van een verpakkingsfabriek. Hij was bezig met de inschrijving op een aanbesteding, maar hij voelde zich er toch wat onzeker over. Het was een aanbesteding in twee delen, een zogenaamde niet-openbare aanbesteding. Bij zo’n aanbesteding worden in de eerste ronde een beperkt aantal partijen geselecteerd, die dan in een tweede ronde een definitieve aanbieding moeten maken. We zaten nog in de eerste ronde en we hadden nog een week de tijd.

Die dag heb ik me flink verdiept in het onderwerp van de aanbesteding en heb ik geïnventariseerd waarop de punten konden worden verdiend. Nadat ik ook het materiaal had gelezen dat mijn klant inmiddels klaar had, kwam ik tot de conclusie dat mijn klant wel heel veel punten liet liggen. Zo haalde hij maximaal 180 van de 300 punten op de referenties, hij miste een fatsoenlijk verhaal over milieuvriendelijk werken waar hij heel veel punten op kon verdienen en zo nog een en ander.

Dus ik zette mij zaterdagochtend aan een uitgebreide mail met tips hoe hij de aanbieding moest verbeteren. Binnen een half uur kreeg ik een telefoontje of ik maandagochtend 8:30 bij hem kon zijn om hem verder te helpen. Die eerste ronde haalden we gelukkig, met de hakken over de sloot. We waren nummer 5 van de vijf geselecteerde partijen voor de tweede ronde. Maar dat geeft niet. Bij de tweede ronde worden de kaarten opnieuw geschud en beginnen alle gegadigden weer met een schone lei.

Hoe de oplossing zich ontwikkelde

Bij de tweede ronde gingen we op tijd en heel gestructureerd van start en hebben we secuur alle vragen optimaal beantwoord. Daarbij hebben we bij elke vraag de oplossing geschreven, waarom we voor die oplossing gekozen hadden en wat het voordeel daarvan was voor de opdrachtgever. Consequent. En door zo te schrijven, ontwikkelde de oplossing zich ook steeds verder. Elke keer genereerden we op die manier ideeën om de oplossing beter te maken, zonder dat die wezenlijk duurder werd. Uiteindelijk hadden we een oplossing, waar zelfs patent op aangevraagd werd.

Prijsonderhandelingen met onderaannemers

Cruciaal in deze aanbesteding was ook, dat je hem eigenlijk niet kon uitvoeren zonder onderaannemers. De opdracht bestond uit het ontwerpen en produceren van een verpakking, het vullen van die verpakking met diverse items en het distribueren van het pakket. En daarbij ging het om miljoenen stuks. Mijn klant was producent van verpakkingen en het tweede deel van de opdracht kon hij ook zelf. Maar voor de distributie had hij natuurlijk een postbedrijf nodig en daarvan zijn er niet zoveel in Nederland. Gelukkig hadden alle concurrenten dezelfde uitdaging om een scherpe prijs te bedingen.

De moraal

Wat is nu de moraal van dit verhaal? Bij een niet-openbare aanbesteding is het niet erg om in de eerste ronde vijfde te worden. Na de eerste selectie is het speelveld weer gelijk voor alle partijen die nog in de race zijn. In de tweede ronde komt het erop aan. Dan moet het gebeuren en moet je winnen. Dan is een zesje niet meer genoeg. Neem de tijd om onderhandelingen te voeren met onderaannemers. Begin op tijd, zodat je ook nog verbeteringen kunt aanbrengen in je oplossing. Neem geen genoegen met wat er nog op de plank lag. Stem je oplossing zo goed mogelijk af op de specifieke opdracht en laat zien dat je verstand van zaken hebt. Probeer met een oplossing te komen die verrassend is en innovatief en beschrijf de voordelen daarvan. Door aan aanbestedingen mee te doen, haal je het beste uit jezelf en je team. Je dwingt jezelf om je standaard oplossingen en producten kritisch te bekijken in het licht van de eisen die de klant stelt, waardoor nieuwe ideeën ontstaan en innovatieve oplossingen het licht zien. Innovatie niet zozeer gedreven door slimme denkers in je bedrijf, maar veel meer door slimme en uitdagende klantvragen.

Rest mij nog te vertellen dat we deze aanbesteding gewonnen hebben. Een fantastische opdracht voor meerdere jaren en een geweldige referentie voor volgende aanbestedingen.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.