Onlangs heb ik samen met een klein bedrijf met 15 werknemers een Europese aanbesteding gewonnen. Het was de derde aanbesteding die ik met deze klant deed. De eerste aanbesteding verloren we voornamelijk op prijs. Er waren een paar opmerkingen van de aanbestedende partij over de kwaliteit, maar die waren niet doorslaggevend, hoewel we wel het gevoel hadden dat de aanbesteding aanstuurde op een andere oplossing dan die van mijn klant.

De tweede aanbesteding die we samen deden was er een, waarbij 100% op prijs geselecteerd werd. Natuurlijk moesten we een paar verhalen schrijven om aan te tonen, dat het bedrijf gekwalificeerd is om de opdracht uit te voeren, maar het enige gunningscriterium was de laagste prijs. De prijs wordt deels gevormd door de inkoopprijs en deels door de uurprijs en het aantal uren benodigd voor de uitvoering van specifieke opdrachten. Dit was voor mijn klant een ware uitdaging. Qua inkoop was mijn klant te klein om een vuist te maken richting zijn leveranciers. Dus we probeerden het met de uurprijs. Daarvoor hebben we samen met een andere partij aangeboden, die bereid was om al het ongeschoolde werk uit te voeren voor een veel lager tarief dan de uurprijs van het bedrijf zelf. Het resultaat was niet slecht. We lagen ongeveer op de prijs van een landelijk opererende concurrent met honderden werknemers, die vanwege het volume veel scherper kon inkopen dan mijn klant. Er bleek echter nog een bedrijf te zijn, dat in staat was ongeveer 10% goedkoper aan te bieden dan wij.

De derde aanbesteding was er een waarbij 70% op prijs en 30% op kwaliteit werd geselecteerd. We gingen ervan uit, dat de concurrent die de tweede aanbesteding gewonnen had ook weer van de partij zou zijn. Dat betekende, dat we toch moesten proberen om een korting bij onze leveranciers te bedingen. Dus hebben we de volgende strategie gekozen: samenwerken met een andere partij om de uurprijs te drukken, zoeken naar de goedkoopste alternatieven voor de artikelen die ingekocht moesten worden en alle leveranciers bellen om de inkoopprijzen omlaag te krijgen. Daarnaast ook optimaal zien te scoren op de kwaliteitscriteria. Voor het kwaliteitsstuk moesten we vier verschillende cases beschrijven, waarmee we aantoonden verstand van zaken te hebben en optimale, klantvriendelijke oplossingen te kunnen bieden. Het bellen van de leveranciers resulteerde in prijsverlagingen van 3% tot 5% en door het samenwerken met een andere partij kon de uurprijs met 40% worden verlaagd.

Enkele weken na het indienen van de aanbieding kregen we de brief van de voorlopige gunning. Zowel op prijs als op kwaliteit waren we als eerste geëindigd! In de brief werd door de aanbestedende partij nog gemeld, dat sommige van onze prijzen veel lager waren dan die van andere aanbieders en ze vroegen nog eens of wij bereid waren de aangeboden prijzen gestand te doen. Nadat we geïnformeerd hadden welke prijzen het betrof, konden we zonder enige terughoudendheid ons aanbod gestand doen. We waren er echt in geslaagd om grote landelijke concurrenten achter ons te laten. Het kan dus toch, mits je bereid bent om samen te werken en als je jezelf niet te klein vindt om met je leveranciers te onderhandelen. Het voordeel dat een klein bedrijf sowieso heeft, is het kwaliteitsbesef, de persoonlijke benadering en de flexibiliteit.

Vind u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerken via de links onderaan deze webpagina.