Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

50% van de Europese aanbestedingen wordt aan slechts 1% van de bedrijven in Nederland gegund en de waarde daarvan is 79% van de totale waarde die via Europese aanbestedingen wordt aanbesteed. In een publicatie van mei 2015 van Pianoo, de organisatie achter TenderNed, worden cijfers getoond over het aandeel van MKB bedrijven bij overheidsopdrachten. 50% van de opdrachten die Europees worden aanbesteed gaan naar het MKB, terwijl volgens de gehanteerde definitie 99% van alle bedrijven onder de noemer MKB valt. Wanneer je naar de waarde van die opdrachten kijkt, is de situatie nog dramatischer. Die waarde is voor het MKB maar 21%. Daarmee zit Nederland in de achterhoede van de Europese Unie. Er zijn maar 5 landen die nog slechter scoren. Bron Pianoo: Kansen voor het MKB toegelicht

Als reden voor het belabberde aandeel van het MKB wordt aangevoerd dat het MKB (met weinig mankracht) minder goed in staat is om te gaan met tijdrovende, complexe en langdurige aanbestedingsprocedures. De gestelde eisen, de omvang van de opdracht, de gekozen procedure en de transactiekosten van opdrachten zijn de belangrijkste belemmeringen voor het MKB.

In het artikel wordt gesteld dat het verplicht toepassen van EMVI de oorzaak zou zijn van de achterstand van het MKB. Bedrijven zouden er niet op ingericht zijn en afhankelijk zijn van deskundigheid van buiten om in te kunnen schrijven. Verder zijn de transactiekosten beduidend hoger dan bij aanbestedingen op laagste prijs.

In het vervolgartikel geeft Pianoo een aantal tips aan aanbestedende diensten om het aandeel van het MKB in overheidsopdrachten te vergroten. Aan de slag met kansen voor het MKB. Die tips hebben vooral betrekking op het vindbaar maken van overheidsopdrachten, het stimuleren van MKB om toch vooral mee te doen en het voorlichten van MKB over het aanbestedingsproces. Wat in dit artikel niet wordt genoemd is dat aanbestedende diensten nog steeds het leveren aan de overheid als een competentie zien en daar referenties van vragen of er punten voor toekennen in de beoordeling. Overheidsorganisaties lijken helemaal geen trek te hebben in nieuwe aanbieders op de markt van overheidsopdrachten. Als de aanbestedingswet als doelstelling heeft om MKB meer kansen te bieden, dan moet de overheid dus ook meer aanbieders accepteren en zorgen voor een gelijk speelveld. Als begeleider van bedrijven bij het inschrijven op aanbestedingen heb ik echt heel vaak vragen moeten stellen en klachten moeten indienen over deze praktijk van aanbestedende diensten. 

Wat kunt u als ondernemer zelf doen?

TenderNed

Alle Europese aanbestedingen en ook heel veel kleinere overheidsopdrachten worden gepubliceerd op TenderNed. Dagelijks worden er tientallen overheidsopdrachten gepubliceerd. Zorg zo snel mogelijk dat u met uw onderneming geregistreerd bent op TenderNed en dat u beschikt over een e-herkenningsmiddel. U kunt op TenderNed een profiel opstellen waarmee u automatisch de voor u relevante opdrachten in de mail krijgt. Na enige beginners gewenning komt u er achter dat TenderNed een prima platform is om elektronisch in te schrijven.

Schakel hulp in

Het is belangrijk dat bedrijven de spelregels volgen die bij aanbestedingen horen. Die spelregels worden beschreven in de aanbestedingsdocumenten van de opdracht waarop u wilt inschrijven. Als u de spelregels niet kent of begrijpt, dan kunt u externe hulp inschakelen, zowel voor het optimalieren van uw teksten als voor de juridische aspecten van een aanbesteding. U moet kritisch kijken naar de selectie- en gunningscriteria en naar de conceptovereenkomst die vaak al is meegestuurd. Als u onredelijke eisen tegenkomt, moet u er op tijd vragen over stellen, want achteraf bijstellen is niet mogelijk. Lees daarover mijn artikel Het bestrijden van onredelijke eisen in een aanbestedingsprocedure. Zodra u een paar keer op een aanbesteding heb ingeschreven, kent u het klappen van de zweep en bent u goed in staat om het zelf te doen.

Documenten hoeven niet meegestuurd, maar u moet er wel over beschikken

Er bestaat nog steeds het beeld dat er een wereld aan documenten en certificaten moet worden meegestuurd met de inschrijving. Sinds de Aanbestedingswet 2012 is dat niet meer het geval. In de meeste gevallen hoeft u alleen maar een Eigen Verklaring te ondertekenen. Alleen de onderneming die de opdracht gegund krijgt moet achteraf de nodige bewijsmiddelen insturen, zoals certificaten, een accountantsverklaring, een verklaring van de belastingdienst, een gedragsverklaring, een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, etc. Binnen TenderNed kan de ondernemer op een heel efficiënte wijze de meest gevraagde documenten al in zijn ondernemingsdossier invoeren. Dat raad ik iedere ondernemer aan. 

Beschouw het als een investering

De transitiekosten zijn hoog, want u moet vaak een goed stuk tekst maken voor uw aanbieding. Dat kost tijd en inspanning. Maar wanneer u eenmaal over een aantal goede teksten beschikt, wordt het eenvoudiger. En vergis u niet. Bij grote bedrijven wordt ook veel geïnvesteerd om een inschrijving te doen. Een interne tenderdesk met professionele bidmanagers is duur. Ik heb aanbiedingstrajecten meegemaakt die omgerekend meer dan een ton hebben gekost. Verder hebben grote bedrijven veel meer overhead dan de meeste bedrijven in het MKB. 

Wat heel belangrijk is als het om kansen en tijd gaat is het gegeven dat in vergelijking met de “gewone” acquisitiepraktijk, het aanbesteden meestal niet meer tijd en werk kost. Als u de “klappen van de zweep” kent, maar dat geldt voor elk commercieel project, dan is het inschrijven op een aanbesteding niet meer werk dan een gewoon commercieel project in de vrije markt. Hoeveel accountmanagers lopen er langs de weg in Nederland op zoek naar new business? En wat is daar het rendement van? Ik durf de stelling aan dat de totale kosten van acquisitie bij rijksaanbestedingen lager zijn dan de kosten van gewone commerciële projecten in de vrije markt. Maar u moet wel weten hoe u het moet aanpakken.

Ga niet bij de pakken neerzitten als u niet gewonnen hebt. Het meedoen aan een aanbesteding is een waardevolle ervaring. U hebt weer eens flink nagedacht over de reden van bestaan van uw bedrijf, u hebt strategisch nagedacht over uw portfolio, u hebt helder geformuleerd waar u goed in bent, waarin u zich onderscheidt en waarom. Wellicht hebt u wat innovatiefs bedacht. Ook dat laatste heb ik meegemaakt met een klant en dat heeft zelfs tot een patent geleid. Na uw inschrijving beschikt u over teksten die u kunt hergebruiken voor brochures of productfolders, en voor nieuwe aanbestedingen.

Zoek samenwerking

Veel opdrachten zijn aan de forse kant voor een MKB bedrijf. Als u het niet alleen kunt, of als u bepaalde expertise mist in uw eigen bedrijf, zoek dan samenwerking met andere bedrijven. U kunt vrijwel altijd inschrijven als combinatie of als hoofd- en onderaannemer. Er zijn voorbeelden van combinaties van kleine bedrijven en ZZP’ers die de grote bedrijven gemakkelijk hebben verslagen. Zelf heb ik ook een aanbesteding gewonnen met een kleine aannemer met 15 personeelsleden en daarmee een grote landelijke aanbieder achter me gelaten. Het kan, maar je moet wat creatiever zijn. 

Ga de boer op bij aanbestedende diensten

Mocht u nog niet klaar zijn voor het grote werk, maar wilt u toch in aanmerking komen voor overheidsopdrachten, neem dan contact op met de inkopers van gemeentes in uw omgeving, ziekenhuizen, waterschappen, de provincie en vraag of u uw bedrijf daar kunt presenteren en kunt worden uitgenodigd voor kleinere onderhandse opdrachten. In gesprekken met inkopers hoor ik vaak dan dat er ook overheidsorganisaties zijn, met name lagere overheden, die graag zaken willen doen met het lokale MKB. Daarmee bouwt u in ieder geval uw referenties op van opdrachten die u voor de overheid hebt uitgevoerd.

Aanbestedende diensten kunnen ongetwijfeld een aantal dingen doen om het voor het MKB gemakkelijker te maken om in te schrijven op aanbestedingen. Maar u moet zelf ook in de benen komen. U bent niet voor niets ondernemer. Vanuit Smart Tenders help ik u daar graag bij. En ik zal u eerlijk adviseren of u kans maakt.