Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

In Nederland kennen we het beroep van bidmanager niet zo. Er is ook geen opleiding voor, dus een willekeurige puber die bidmanager zou willen worden, kan maar het beste een algemene bedrijfskundige of een juridische opleiding gaan doen. Zelf heb ik Nederlands gestudeerd en ik heb daarnaast een ICT-opleiding gedaan. Op verjaardagsfeestjes moet ik regelmatig uitleggen wat ik doe, maar niet alleen daar. Ook op netwerkbijeenkomsten van ondernemers is het fenomeen Bidmanager tamelijk onbekend. En als ik dan uitleg wat een bidmanager doet, dan reageren ze vaak wel enthousiast. Toch wel handig, dat er bidmanagers bestaan. En een afspraak is vrij snel gemaakt.

Wat doet een bidmanager?

Een Bidmanager regelt alles wat te maken heeft met het maken van een offerte, of met het inschrijven op een aanbesteding. De “bid” staat dus voor de aanbieding. Een wat ongemakkelijke Nederlandse vertaling voor het woord Bidmanager zou dus Aanbiedingsregelaar kunnen zijn.

Binnen grote ondernemingen is er altijd wel een afdeling die verantwoordelijk is voor de totstandkoming van de offertes. Niet alleen maken ze de offertes in samenwerking met de specialisten die ze erbij betrokken hebben, ze zorgen ook voor draagvlak bij het commercieel management, de juridische afdeling, de verantwoordelijken voor de uitvoering en in sommige gevallen ook de risk manager, de inkoopmanager, de contractmanager, enzovoort. De bidmanagers die daar werken hebben dus een zeer verantwoordelijke functie, die veel coördinatievermogen, tact en commercieel gevoel vergt. Want niet alleen moeten allerlei interne betrokkenen het ermee eens zijn, de aanbieding moet ook een commercieel stuk zijn met een grote winkans.

Als zelfstandig bidmanager help ik kleinere bedrijven, die zich niet zo’n apparaat kunnen veroorloven. Voor deze bedrijven komt het minder vaak voor dat er zo’n grote offerte moet worden gemaakt. Als het al gebeurt, dan breekt er paniek uit. De verantwoordelijke accountmanager komt dan wekenlang niet meer de deur uit. Ook anderen binnen het bedrijf moeten werk uit hun handen laten vallen om bij die aanbieding mee te helpen. De ervaring mist, mensen voelen zich onzeker, het werk wordt ongestructureerd opgepakt, slecht gepland en leidt vaak tot overuren en zelfs nachtwerk in de laatste dagen voordat de aanbieding moet worden ingediend.

Wat kan ik doen?

• Samen met uw medewerkers de offerteaanvraag of aanbestedingsdocumenten scherp doorlezen, inventariseren waarmee de punten kunnen worden verdiend en uw winkans inschatten.
• Formuleren van vragen aan de opdrachtgever om de aanvraag te verhelderen.
• Plannen en coördineren van het hele aanbiedingstraject, inclusief reviews.
• Meeschrijven aan antwoorden op basis van mijn kennis of op basis van interviews
• Reviewen en redigeren, zorgen dat het hele document een consistente schrijfstijl heeft, dat overal dezelfde termen worden gehanteerd, dat verwijzingen kloppen en dat er geen taalfouten in staan.
• Controleren of de aanbieding aan alle formele vereisten voldoet en of alle gevraagde documentatie correct is meegeleverd.
• Verder alles wat ik kan bedenken om de winkans van de aanbieding te maximaliseren.

Wat is het resultaat?

• Veel minder stress bij het maken van uw aanbiedingen.
• Professionele uitstraling
• Een grotere succeskans van uw aanbiedingen.
• Herbruikbare teksten, zodat een volgende aanbieding minder inspanning kost.
• Opbouw van uw referenties.
• Opbouw van kennis over uw bedrijfsprocessen en producten, zowel bij uzelf als bij mij.
• Inzicht in uw onderscheidend vermogen.

Vind u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerken via de links onderaan deze webpagina.