Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Ik ben nu bijna 15 jaar bidmanager en ik heb het vak in die 15 jaar sterk zien veranderen. Toen ik begon stond het vak in Nederland zo’n beetje in de kinderschoenen. Er waren maar weinig bedrijven die een eigen tenderdesk hadden. Er waren ook nog niet zoveel aanbestedingen. De leads werden opgehaald door relatiemanagers, die voortdurend bezig waren afspraken te maken en business binnen te halen. Af en toe moest daarvoor een offerte worden opgesteld, en dat deden ze vaak ook nog nog zelf. In Angelsaksische landen was bidmanagement wat meer ontwikkeld en daar bestond een gerenommeerde opleider, Shipley, waar iedereen minstens een cursus gevolgd moest hebben.

Het pre-Tenderned tijdperk

Een groot deel van het werk bestond in het begin van mijn bidmanagement carrière uit het mooi maken van offertes, het leesbaar maken en het bedenken van een verrassende verpakking van de offerte. Er werd destijds nog echt werk gemaakt van het esthetische en emotionele aspect van een offerte. De klant moest zien, dat je er veel werk en aandacht aan had besteed. Hij moest zich een beetje in de watten gelegd voelen.

Gaandeweg kregen de offerteaanvragen een ander karakter. Het kwam ook niet zo vaak meer voor dat aan de relatiemanager gevraagd werd om een offerte op te stellen over wat hij met de klant besproken had. Het initiatief kwam van de bedrijven zelf. Ze stelden een offerteaanvraag op en stuurden die naar minstens 3 of 5 bedrijven. Er werd een sjabloon meegestuurd en instructies over het te gebruiken lettertype en de hoeveelheid pagina’s. 

Dat ging niet zo lang goed. Vaak was van tevoren al wel duidelijk welk bedrijf er zou gaan winnen. Offerteaanvragen waren ernaartoe geschreven. Goed werk van de betreffende relatiemanagers, die hadden de klant goed bewerkt voordat hij de offerteaanvraag uitbracht. Daarin had hij een aantal kwaliteitseisen verwoord, die ervoor zorgden dat er maar een paar bedrijven waren die daaraan konden voldoen. Nog steeds is het een belangrijke taak van relatiemanagers om klanten ervan op de hoogte te brengen, dat hun bedrijf iets kan bieden wat de rest van de wereld nog niet kan, maar wat voor hen van grote waarde is.

Aanbestedingen echt openbaar

In 15 jaar tijd hebben we de hele aanbestedingswereld zien veranderen. Anno 2015 worden alle Europese aanbestedingen gepubliceerd op TenderNed. Iedereen kan ze vinden en iedereen kan de aanbestedingsdocumenten gratis downloaden. De wijze van indienen is nu al vaak elektronisch, maar in de toekomst wordt dit verplicht. Het vak inkoop is in hoge mate geprofessionaliseerd en aanbestedingen hebben een sterke juridische component gekregen.

Waar we vroeger eigenlijk gewoon opschreven wat we met de klant hadden afgesproken met een vrijwel zekere gunning daarna, is de winkans nu erg onzeker geworden. Vroeger was de deal eigenlijk al gesloten en was de offerte de bevestiging daarvan. Nu weten we niet hoeveel bedrijven er aanbieden en hoe sterk onze commerciële argumenten zijn. Heb je een commercieel argument een keer succesvol gebruikt, een volgende keer is het een versleten verhaal en is het niet onderscheidend meer. Het wordt steeds belangrijker om research te doen.

Die research bestaat enerzijds uit het goed bestuderen van de aanbestedingsdocumenten, met name de achtergrond, de doelstellingen en de gunningscriteria. De knock-out criteria zijn van belang om op voorhand te beslissen of je mee kunt doen of niet. Een ander stuk research bestaat uit het zoeken van additionele informatie. Dat kan door op internet naar informatie te zoeken, maar het kan ook door ter plaatse te gaan kijken en de situatie in werkelijkheid te beoordelen. Meestal mag je tijdens de procedure niet met mensen van de klant praten, maar niemand houdt je tegen om te proberen iemand te spreken die van buiten met de betreffende klant te maken heeft en die er meer van weet.

Een belangrijk element in het succesvol uitbrengen van offertes is tegenwoordig de kennisvoorsprong. Dus net iets meer weten over de achtergrond van het probleem, het functioneren van de huidige aanbieder, de argumenten waarvoor de beoordelaars van de offerte gevoelig zijn. Als je niet weet wie er in de beoordelingscommissie zitten, zorg dan tenminste dat je weet welke functies in de beoordelingscommissie vertegenwoordigd zijn. Als je de functies weet, kun je een goede inschatting maken van de wijze waarop deze mensen worden aangestuurd, wat hun kpi’s zijn en wat de volgende stap in hun carrière zou kunnen zijn. Het onderhanden inkoopproces kan daar van invloed op zijn.

Juridisering

In 2013 werd de nieuwe aanbestedingswet van kracht. In deze wet is het begrip “proportionaliteit” van groot belang. De eisen die een aanbestedende dienst mag stellen aan de inschrijver moeten proportioneel zijn. Daardoor komen ineens veel meer bedrijven in aanmerking voor een overheidsopdracht. Een belangrijk element in het werk van de bidmanager is dan ineens het toetsen van de aanbesteding aan de wet en de daarbij gepubliceerde proportionaliteitsgids en het stellen van vragen of het indienen van klachten om ervoor te zorgen dat onredelijke, disproportionele eisen worden versoepeld.

BVP

Een trend die de laatste jaren sterk opkomt in Nederland, is inkoop volgens de Best Value Procurement (BVP) methode. Bedrijven die voorheen heel succesvol waren in het binnenhalen van overheidsopdrachten kunnen er heel veel moeite mee hebben om een BVP aanbesteding te winnen. Teksten die het tot nu toe heel goed deden, blijken volstrekt waardeloos geworden. Cruciaal is de term “dominante informatie”.  Dominante informatie is onweerlegbare en aantoonbare informatie, die jouw aanbod onderscheidt van anderen. Deze informatie moet zo SMART mogelijk onderbouwd worden. Daarvoor moeten bedrijven gegevens en cijfers naar boven zien te halen, die voorheen nooit gevraagd werden en die dus ook niet zomaar voorhanden zijn. BVP gaat ervan uit, dat bedrijven met dominante informatie kunnen aantonen dat ze boven het maaiveld uitsteken en dus de beste zijn. Daar kun je je twijfels bij hebben. In de praktijk is het zo, dat bedrijven die informatie over hun eigen presteren al bijhielden nu een beter verhaal hebben en gemakkelijker winnen. Zijn het daarmee de beste bedrijven? Zijn het daardoor de bedrijven die de doelstellingen van de klant het beste waar kunnen maken?

De BVP look alikes

Wat er zich voornamelijk het laatste jaar nu voordoet, is dat aanbestedende diensten een procedure ontwerpen, waarin veel elementen aan BVP ontleend zijn. Ze ontwerpen een procedure volgens de klassieke inkoopmethode, maar voegen daar dan bijvoorbeeld nog een interviewronde en een concretiseringsfase aan toe. Of ze volgen de procedure volgens BVP, maar formuleren wel allerlei eisen, die je bij een zuivere BVP nooit zou stellen. Dit is een zeer gevaarlijke ontwikkeling. De grenzen van de aanbestedingswetgeving worden hier opgezocht. Bovendien is het inschrijven op een aanbesteding daardoor ineens veel meer werk. Het wordt steeds onduidelijker op grond waarvan de aanbesteding wordt gegund.

Heeft BVP toekomst?

Is het inschrijven op aanbestedingen gemakkelijker geworden in de loop van de jaren? Er zijn dingen verbeterd. Het elektronisch inschrijven betekent, dat er minder aandacht hoeft te worden besteed aan het uiterlijk van de documenten. Het feit dat de aanbieding niet meer fysiek hoeft te worden ingeleverd, scheelt de nodige risico’s in het verkeer. Inschrijvingen worden meer beoordeeld op de inhoud. De BVP look alike is een enorme verslechtering. De wildwest praktijken die dat oplevert zouden zo snel mogelijk aan banden moeten worden gelegd. Aanbieders kunnen dat fenomeen eigenlijk alleen bestrijden door niet aan te bieden. Maar je laat de business ook niet graag lopen, dus doe je mee aan de loterij. We mogen hopen, dat inkopers zich sneller professionaliseren rond BVP of er gewoon niet aan beginnen. Als je er al een voorstander van bent, pas het dan ook naar de letter en de geest toe. Maar wat mij betreft is BVP een hype en gaan we snel genoeg merken, dat ook BVP trajecten tot grote teleurstellingen kunnen leiden. Kashiwagi, de bedenker van BVP, claimt dat de methode gebaseerd is op “natural law” en dat de methode onontkoombaar en automatisch leidt tot de selectie van de beste aanbieder. Dat kun je makkelijk beweren, want het tegendeel is niet te bewijzen.

Mijn inschatting is dat BVP in de komende jaren weer gaat verdwijnen, nadat het veel schade heeft aangericht. Uiteindelijk gaan we naar aanbestedingstrajecten waar een terzake kundige inkoper aan het roer staat, die de markt kent, weet wat hij inkoopt en wat daaraan belangrijk is. Ik kan haast niet wachten tot het zover is.