Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Steeds vaker kom ik in offerteaanvragen en aanbestedingen tegen dat de aanbieding SMART moet zijn. En liefst ook beperkt tot enkele pagina’s. Geen marketingtaal, geen loze beloftes. Aanbiedingen worden beoordeeld op de mate waarin ze SMART zijn.

De letters van SMART staan voor:

• Specifiek - Is de doelstelling eenduidig?
• Meetbaar - Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
• Acceptabel - Is deze acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
• Realistisch - Is het doel haalbaar?
• Tijdsgebonden - Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

Wanneer managers praten over 'SMART maken' of 'SMART formuleren' bedoelen ze dat de doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden moeten worden geformuleerd.

SMART is dus een term uit het projectmanagement. Die term is overgenomen door inkopers. De wijze waarop inkopers ermee omgaan is dat ze vooral veel getallen en termijnen willen zien: hoeveel krijg ik en wanneer. Als het om Specifiek gaat, willen ze dat er geen wollige of verhullende taal wordt gebruikt. Als het om Meetbaar gaat, dan heeft het betrekking op de KPI’s. Een vervelende bijkomstigheid is dat de inkopers hun doelen meestal niet SMART maken, terwijl ze van de aanbieders verwachten dat zij hun aanbiedingen wel SMART maken. Een doelstelling zoals "zoveel mogelijk producten voor zo weinig mogelijk geld" is niet SMART. Dat leidt alleen maar tot het aanbieden van inferieure kwaliteit. Deze onevenwichtigheid leidt tot de vraag of het beoordelingskader leidt tot de selectie van de beste leverancier, of dat er beoordeeld wordt op irrelevante kenmerken van de aanbieding zodat dit leidt tot willekeur.

SMART aanbieden leidt tot loze beloftes

Sinds de opkomst van Best Value Procurement (BVP) in Nederland is de eis om SMART aan te bieden steeds belangrijker geworden. Begrijpelijk, want bedrijven en de overheid hebben vaak genoeg te maken gehad met aanbieders die de hemel beloofden en dat bij de uitvoering niet waarmaakten. Het lastige voor aanbieders is echter, dat de doelstellingen van de aanbesteder vaak niet SMART gedefinieerd zijn.

Een aanbesteder wil bijvoorbeeld van de aanbieder dat hij in zijn aanbieding beschrijft welke innovaties hij in het afgelopen jaar gerealiseerd heeft en welke hij gepland heeft. Klaarblijkelijk wil de aanbesteder een state-of-the-art product en wil hij een leverancier die in staat is om gedurende de contractperiode te blijven innoveren. Een overzicht van de gerealiseerde innovaties geeft een goede indruk van de te verwachten kwaliteit, aangezien je mag verwachten dat een aanbieder in min of meer in hetzelfde tempo blijft innoveren. Als een aanbieder inzicht geeft in de innovaties waaraan hij werkt geeft dat duidelijkheid over de richting waarin het product of de dienst zich ontwikkelt.

Als de inkoper echter eist dat de beantwoording SMART gemaakt wordt, dan dwingt hij de aanbieder om aan te geven wat de innovaties inhouden, hoeveel ze bijdragen aan de doelstellingen, waarom ze worden ontwikkeld, of ze zullen slagen en wanneer ze beschikbaar zijn. Dit dwingt de aanbieder beloften te doen, waarover hij nog niet zeker is. Kenmerkend aan innovaties is namelijk, dat slechts een deel daadwerkelijk slaagt en dat ze vaak later beschikbaar komen dan gedacht. Als een inkoper de aanbieding hoger waardeert als de aanbieder zich vastlegt op een termijn waarop de innovatie beschikbaar is, dan is dat dus vaak onterecht. De aanbieder is echter gedwongen een termijn te noemen, anders krijgt hij puntenaftrek omdat de aanbieding niet SMART genoeg zou zijn.

SMART aanbieden leidt tot het uitsluiten van logische gevolgtrekkingen

Een ander gevolg van de eis om aanbiedingen SMART te maken, is dat aanbieders vooral niets mogen vergeten en dat ze niet mogen veronderstellen dat beoordelaars wel begrijpen dat bepaalde zaken automatisch in de aanbieding zitten. Je kunt bijvoorbeeld niet schrijven dat een bepaalde eigenschap in de nieuwste versie van het product verwerkt is, zonder daarbij expliciet vermeld te hebben dat de aanbesteder die nieuwste versie ook daadwerkelijk krijgt. De kunst is echter om binnen de beschikbare ruimte van het beperkte aantal pagina’s compleet te zijn, dus is het bijna niet te doen om de meest logische gevolgtrekkingen ook nog allemaal op papier te zetten. Het is het één of het ander. Als je beperkingen oplegt aan het aantal pagina’s, moet je niet ook nog eisen dat aanbieders alles opschrijven. Aanbieders moeten kunnen vertrouwen op het gezonde verstand van beoordelaars. Toch scoren taalkunstenaars die in staat zijn om alles in het document te proppen hoger.

SMART aanbieden leidt tot het verzinnen van risico’s

Kenmerkend is ook de wijze waarop risico’s worden uitgevraagd. Sinds BVP hebben inkopers er een handje van om aanbieders te vragen naar risico’s buiten hun eigen invloedssfeer en om daar maatregelen voor op te nemen. Niet alleen in BVP’tjes, maar ook in hele traditionele aanvragen. Als er interne risico’s zijn, dan wordt de aanbieder uiteraard verondersteld om deze zelf te managen. De aanbesteder wil bijvoorbeeld niet lastig gevallen worden met ziekteverzuim, het vertrek van een projectleider of andere interne risico’s.

De kunst is dus om dingen te verzinnen die kúnnen gebeuren en daarbij maatregelen aan te bieden die de gevolgen daarvan voorkomen of minimaliseren. En maak dat dan vooral SMART. Verondersteld wordt daarbij dat alleen aanbieders die dit zó kunnen opschrijven echte experts zijn omdat ze alle aspecten van de opdracht zouden overzien. Deze wijze van inkopen leidt tot de meest lachwekkende aanbiedingen, waarin risico’s verzonnen worden die nauwelijks reëel zijn en onzinnige maatregelen die alleen maar kostenverhogend werken. En jammer genoeg wordt dit in de meeste gevallen niet SMART beoordeeld. Zijn het meetbare, realistische en tijdgebonden risico’s? Zijn de maatregelen proportioneel en acceptabel? De praktijk is dat de beoordelaars vaak alleen maar het aantal risico’s en het aantal maatregelen scoren, zonder te overwegen hoe waarschijnlijk het is dat  die risico’s zich überhaupt manifesteren en zonder te overwegen of de genoemde maatregelen wel nodig zijn. De moderne inkoper vindt dat hij daar geen verstand van hoeft te hebben, de aanbieder is immers de expert.

Beoordelen op SMART-heid van de aanbieding is een verslechtering van de inkoopkwaliteit

Er zijn talloze voorbeelden te vinden van de wijze waarop SMART aanbieden leidt tot dubieuze keuzes en problemen in de uitvoering. SMART wordt door inkopers en beoordelaars verschillend geïnterpreteerd en aanbiedingen die niet SMART genoeg zijn krijgen forse puntenaftrek, zonder dat de inhoudelijke oplossing goed wordt vergeleken met die van de andere aanbieders. Uit verificatiegesprekken met inkopers blijkt dat er niet wordt beoordeeld op de kwaliteit van de oplossing, maar op de kwaliteit van de wijze waarop deze is verwoord. Dat is in zekere mate altijd al het geval geweest, want degene die zich goed weet te verkopen heeft altijd een zekere voorsprong, maar door de nadruk zo sterk op de vorm van de aanbieding te leggen schuift de beoordeling van de geboden oplossing naar de achtergrond. We willen geen van allen terug naar aanbiedingen van zestig pagina’s als het ook in tien kan. We begrijpen ook, dat niemand zit te wachten op borstklopperij en loze beloftes. Dat wordt echter niet bestreden door te eisen dat aanbiedingen SMART moeten zijn en door ze daar dan vervolgens ook op te beoordelen. Dat wordt wel in de hand gehouden als inkopers duidelijk aangeven wat ze in het antwoord op een vraag willen horen. Als bepaalde getallen of termijnen belangrijk zijn, vraag daar dan gewoon naar, zou ik zeggen.

Een andere suggestie die ik inkopers wil meegeven is het herintroduceren van de presentatie of toelichting van de aanbieding. Een aantal jaren geleden was het heel gebruikelijk, dat de twee of drie beste aanbieders de gelegenheid kregen om hun aanbieding toe te lichten. Niemand kan alles vertellen in een zwaar beperkte hoeveelheid pagina’s. Als je als inkoper dan geen zin hebt om lijvige documenten door te lezen, stel de aanbieders dan minstens in de gelegenheid om op basis van concrete verduidelijkingsvragen een presentatie te geven en de onduidelijkheden toe te lichten. De inkoopprocedures moeten efficiënt zijn, maar inkoop op basis van enkel de papieren aanbieding is helemaal niet nodig. Ook als je de gelegenheid geeft aan aanbieders om hun aanbieding toe te lichten, zonder daarbij andere of nieuwe toezeggingen te doen, is de transparantie gewaarborgd.