Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Bijna alle inkopers bij gemeentes, provincies, waterschappen en andere regionale overheidsorganisaties, zoals ziekenhuizen, onderwijsorganisaties en veiligheidsregio’s zeggen tegen de lokale ondernemers dat zij het liefst hun opdrachten uitbesteden aan het lokale bedrijfsleven. Meestal zijn de opdrachten echter zo groot, dat ze verplicht zijn Europees of nationaal aan te besteden, zodat bedrijven ‘van buiten’ er met die opdrachten vandoor gaan. 50% van de Europese aanbestedingen in Nederland wordt aan slechts 1% van de bedrijven gegund en de waarde daarvan is 79% van de totale waarde die via Europese aanbestedingen wordt aanbesteed. Het lukt dus niet. De inkopers kijken de lokale ondernemers dan met opgetrokken schouders semi-hulpeloos aan en roepen dat ze er niets aan konden doen, dat ze zich aan de aanbestedingsregels moeten houden en dat de lokale ondernemers nu eenmaal niet aan de eisen voldoen of gewoon een minder goede aanbieding hebben gedaan dan de winnaar. Teleurgesteld of kwaad druipen de lokale ondernemers dan weer af, de een met het voornemen om de volgende keer bij een aanbesteding nog beter zijn best te doen, de ander met het voornemen om nooit meer aan een aanbesteding te beginnen.

Er zijn echter wel degelijk dingen die aanbestedende diensten kunnen doen om lokale ondernemers aan meer werk te helpen.

Aanbestedingen onder de drempelwaarden

Wanneer de geschatte opdrachtwaarde lager is dan de geldende drempelwaarden voor Europese aanbestedingen (€ 209.000 voor diensten en leveringen en € 5.225.000 voor werken), dan kan de inkoper van een aanbestedende dienst een minder zware procedure kiezen om die opdracht in de markt te zetten. De inkoper kan dan een ‘nationale procedure’ of een ‘onderhandse procedure’ volgen. De grenswaarden voor nationale aanbestedingen zijn per overheidsorganisatie in het aanbestedingsbeleid vastgesteld en kunnen per organisatie verschillen. Om het lokale bedrijfsleven te stimuleren kunnen zij de grenswaarde voor nationale aanbestedingen zo hoog mogelijk maken, rekening houdend met wat hierover gezegd wordt in de Gids Proportioaliteit bij de aanbestedingswet.

Kleinere opdrachten kunnen via een onderhandse procedure aan het lokale bedrijfsleven worden gegund. Een onderhandse procedure hoeft namelijk niet te worden aangekondigd en is dus niet te vinden op TenderNed. Er zijn twee onderhandse procedures:

• Enkelvoudige onderhandse procedure
• Meervoudige onderhandse procedure

Enkelvoudige onderhandse procedure

Bij een enkelvoudige onderhandse procedure vraagt de inkoper één aanbieder om een offerte in te dienen. Na eventueel onderhandelen wordt de opdracht bij die aanbieder geplaatst. De voordelen zijn duidelijk:

• Korte procedure;
• Lage procedurekosten;
• Onderhandelen is mogelijk;
• De opdracht kan worden geplaatst bij een lokale ondernemer;
• Eigen ervaringen met de ondernemer kunnen worden betrokken;
• Onderlinge vertrouwensrelatie speelt vaak een grote rol;
• Soepele omgang tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van de opdracht.

Nadelen zijn er ook:

• Geen concurrentie, dus mogelijk niet altijd de beste prijs-kwaliteit verhouding;
• Vereist van de inkoper een goed inzicht in de markt;
• Risico van belangenverstrengeling bij te innige band met één leverancier;
• De procedure is niet transparant, maar subjectief.

Meervoudige onderhandse procedure

De inkoper vraagt een aantal inschrijvers een offerte in te dienen. Deze inschrijvers moet hij op objectieve gronden uitkiezen. Daarna gunt hij de opdracht aan de aanbieder die de laagste prijs biedt of de economisch meest voordelige inschrijving doet. Er bestaat in principe geen ruimte tot onderhandelen. De inkooprichtlijnen van de organisatie beschrijven wanneer (onder welke grensbedragen) de inkoper van deze procedure gebruik kan maken. De rechtmatigheid van de procedure mag echter niet in het geding komen. Bij onvoorzien meerwerk mogen de drempels in de inkooprichtlijnen en/of de Europese drempels niet worden overschreden. Dat betekent dus, dat de inkoper een goede inschatting moet maken van de opdrachtwaarde en dat hij daarbij een ruime marge moet nemen als er sprake zou kunnen zijn van meerwerk.

Voordelen:

• Korte procedure;
• Lage procedurekosten;
• Eigen ervaringen met de leverancier kunnen betrokken worden bij de keuze van de uit te nodigen aanbieders;
• De concurrentie zorgt ervoor dat aanbieders scherper gaan aanbieden;
• Soepele omgang tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, bijvoorbeeld bij meerwerk of aanpassing van opdracht.

Nadelen:

• Moeilijk om objectieve gronden op te stellen voor de keuze van de inschrijvers; 
• Vereist goed inzicht in de markt. Door bijvoorbeeld vooraf een belangstellingregistratie te houden, kan dit inzicht worden verkregen;
• Risico van belangenverstrengeling bij te innige band met enkele leveranciers;
• Weinig transparant;
• Onderhandelen met een partij is formeel niet mogelijk.

Zowel bij de enkelvoudige als bij de meervoudige onderhandse procedure heeft de opdrachtnemer een reputatie hoog te houden. Hij zal goede kwaliteit willen leveren om te voorkomen dat de inkoper een volgende opdracht bij een andere leverancier of in concurrentie zal plaatsen.

Hoe aanbestedende diensten het lokale bedrijfsleven kunnen bereiken

Er zijn allerlei gradaties in de mate waarin overheidsorganisaties energie steken in het contact leggen met het lokale bedrijfsleven. Sommige overheidsorganisaties zijn erg actief met het benaderen van het lokale bedrijfsleven, andere minder.

• Er zijn aanbestedende diensten die hun aanbestedingskalender op de website hebben staan.
• Er zijn er ook die de op stapel staande aanbestedingen melden bij de lokale of regionale bedrijfsverenigingen, zodat die ze vervolgens weer kunnen publiceren in hun nieuwsbrieven.
• Er zijn aanbestedende diensten die meetings of evenementen organiseren met het bedrijfsleven om elkaar te leren kennen en de interactie te bevorderen.
• Inkopers laten zich graag uitnodigen op evenementen van die bedrijfsverenigingen.

Als inkopers serieus zijn in hun wens om lokale bedrijven een kans te bieden op overheidsopdrachten, moeten ze zorgen dat ze de lokale markt goed kennen en dat ze weten welke selectie- of gunningscriteria ze kunnen hanteren. Ze kunnen niet voorkomen, dat bedrijven van buiten de regio aanbieden, want een aanbesteding is er nu juist voor bedoeld dat iedereen kan inschrijven, maar ze kunnen wel zorgen dat het lokale bedrijfsleven niet wordt uitgesloten op grond van overbodig zware eisen.

Zorg dat je erbij bent

Als een inkoper een onderhandse procedure kiest voor het plaatsen van een opdracht, dan kent hij de dus bedrijven aan wie hij vraagt om een offerte uit te brengen. Als je jezelf nooit bekend hebt gemaakt bij de overheidsorganisatie waarvoor je een opdracht zou willen uitvoeren, dan word je ook niet gevraagd. Dat spreekt vanzelf.

Inkopers verwachten van ondernemers dat ze zich ook als ondernemers gedragen. Zij moeten zelf investeren in het leggen van contacten, in het warm houden van relaties, in het zich op de hoogte houden van ontwikkelingen en in het ontwikkelen van kansen. Wat kunnen de ondernemers zelf doen om te zorgen dat ze op de shortlist komen voor offerteaanvragen?

• Alle relevante overheidsorganisaties in de regio inventariseren: provincie, gemeente, waterschap, veiligheidsregio, schoolbesturen, ziekenhuizen;
• Aanbestedingskalenders raadplegen op de websites van de overheidsorganisaties;
• In het kort op papier zetten wat je bedrijf doet of aanbiedt;
• Contact leggen met de inkoopafdelingen van de geïnventariseerde overheidsorganisaties;
• Je inlezen in het aanbestedingsbeleid van de organisatie;
• Bespreken wat redelijke en proportionele eisen zijn ten opzichte van de gewenste kwaliteit;
• Uitzoeken wie de belanghebbenden zijn bij jouw producten of diensten. Dat is nooit de inkoper zelf, maar een interne opdrachtgever;
• Proberen afspraken te krijgen met deze opdrachtgevers om gesprekken aan te gaan over problemen, wensen en kansen in die afdelingen;
• Inkopers en potentiële opdrachtgevers uitnodigen op een evenement in jouw bedrijf, bijvoorbeeld bij de lancering van een nieuwe dienst of bij een jubileum;
• Uitzoeken of er contracten zijn met grote bedrijven, aan wie jij zou kunnen leveren. In de catering liggen hier bijvoorbeeld kansen;
• Linken op social media, met name LinkedIn, en volgen op Twitter, Facebook en Google+;
• Actief zijn op social media, zodat je connecties regelmatig iets van je te zien krijgen.

Nationale en Europese aanbestedingen

Opdrachten die groter zijn dan de grenswaarden in het aanbestedingsbeleid van de overheidsorganisatie moeten nationaal of Europees worden aanbesteed. De procedure is voor een nationale aanbesteding iets soepeler dan een Europese aanbesteding, maar het is niet meer mogelijk om lokale partijen rechtstreeks te benaderen voor een offerteaanvraag. De aanbesteding wordt immers via TenderNed in Nederland gepubliceerd en er mag door iedereen worden aangeboden. De grensbedragen tussen een onderhandse en een nationale procedure verschillen per overheidsorganisatie. Elke organisatie heeft waarover eigen beleid geformuleerd.

Een overheidsorganisatie kan op beperkte schaal een paar dingen doen om te zorgen dat het lokale bedrijfsleven meeprofiteert of zelfs in het voordeel is om de aanbesteding te winnen. Zo kan de aanbestedende dienst in de aanbesteding opnemen, dat de inschrijver in zijn aanbieding concreet moet aangeven welke goederen of diensten hij bij het lokale bedrijfsleven inkoopt en hoeveel. Door aan deze vraag een groot gewicht te geven, kan de organisatie ervoor zorgen dat het lokale MKB meeprofiteert van grote opdrachten.

Sommige gemeentes gebruiken milieucriteria in hun aanbestedingen om het lokale bedrijfsleven een gunstige uitgangspositie te geven. Criteria zouden de CO2 uitstoot of het aantal te rijden kilometers kunnen zijn. Het is niet per definitie zo dat op deze wijze bedrijven van buiten de regio worden gediscrimineerd. De aanbestedende dienst wil namelijk best meewerken als een bedrijf van buiten de regio een pand of andere faciliteiten nodig heeft om de opdracht op een milieuvriendelijke wijze uit te voeren. Uiteraard is het aantal te rijden kilometers op zichzelf al een kostenverhogende factor, die in de prijs tot uitdrukking komt en om die reden alleen al hebben lokale bedrijven een voordeel.

Zelf inschrijven op een meervoudig onderhandse, een nationale of Europese aanbesteding

Als je via je informatiekanalen weet dat er een aanbesteding gepland staat, kun je erop anticiperen. Zolang de aanbesteding nog niet is gepubliceerd, kun je je contacten binnen de overheidsorganisatie benaderen en proberen informatie te krijgen die jou een indicatie geeft of je bedrijf de opdracht zelfstandig kan leveren of uitvoeren. Alle informatie die je kunt krijgen in dit stadium geeft je misschien een informatievoorsprong. Als je het idee krijgt dat de opdracht te groot is voor je bedrijf, kun je op zoek gaan naar partners die samen met jou willen aanbieden. Hoe eerder je de samenwerking rond maakt en allerlei onderlinge zaken regelt, hoe meer energie je kunt steken in het maken van een winnende aanbieding zodra de aanbesteding gepubliceerd is. Hou er rekening mee, dat je te maken hebt met forse concurrentie, maar laat je niet ontmoedigen. Als er eisen in de aanbestedingsdocumenten staan, waar je niet aan kunt voldoen, maar die ook niet redelijk of proportioneel zijn, gooi dan niet gelijk de handdoek in de ring, maar doe in elk geval mee tot en met de vragenronde. Je kunt de eisen aan de orde stellen en proberen ze te laten versoepelen. Als dat niet lukt, neem dan de beslissing om te stoppen.

Expertise inhuren

Als je nog nooit of maar een enkele keer aan een aanbesteding hebt meegedaan, huur dan expertise in om de formele kanten van de aanbesteding te doen, zodat jij je volledig kunt concentreren op je commerciële boodschap. Bij een nationale of Europese aanbesteding concurreer je mogelijk met bedrijven die professionele aanbestedingsexperts in dienst hebben, die gewend zijn om inschrijvingen te doen en die al over veel tekstmateriaal beschikken. De expert die je inhuurt is op de hoogte van de diverse inkoop- en aanbestedingsprocedures, de wet- en regelgeving en wat wel en niet redelijk of proportioneel is in de selectiecriteria of geschiktheidseisen. Deze expert helpt je bij het formuleren van vragen of klachten en om te besluiten of je ermee door moet gaan of niet. Verder helpt de expert je door de hele procedure heen. Afhankelijk van de onderlinge afspraken kan de expert je ook helpen bij het schrijven van teksten, het redigeren van het document, het reviewen en aandragen van verbeterpunten in de offerte. Zo nodig kan de expert ook helpen als je de gunning aan een andere partij wilt aanvechten.