Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

De managementsamenvatting is het allerbelangrijkste onderdeel van de offerte of van de inschrijving op een aanbesteding. Veel beslissers lezen alleen de managementsamenvatting en laten de offerte verder lezen door anderen. Mochten die dan nog iets tegenkomen wat een probleem zou kunnen vormen, dan moeten ze dat even melden.

In de managementsamenvatting moet de beslisser in een oogopslag kunnen zien wat de aanbieding voor hem inhoudt. Dus:

• Voor welk probleem biedt de aanbieding een oplossing?
• Waarom helpt jouw oplossing het probleem te verhelpen?
• Wat zijn de (additionele) voordelen van de oplossing?
• Wat kost het?
• Hoe snel is dat terugverdiend?

Als deze basiselementen niet in de managementsamenvatting terug te vinden zijn, maak je met je offerte direct al een slechte indruk.

De eerste indruk is bepalend

Die eerste indruk is van wezenlijk belang. De beoordelaar van je offerte heeft na het lezen van de eerste pagina direct al een gevoel bij de offerte, een goed of een slecht gevoel. En dat gevoel verandert nauwelijks meer naarmate hij verder leest. Eigenlijk vallen hem alleen nog maar die zaken op, die dat gevoel bevestigen.

De managementsamenvatting moet dus direct raak zijn. Als je het probleem beschrijft, moet het wel het probleem van de beslisser zijn. Hij moet zich erin herkennen en even de pijn of de irritatie van dat probleem voelen. Je hoeft niet te vertellen hoe jouw oplossing precies werkt, dat komt verderop in de offerte, maar je moet wel vertellen waarom jouw oplossing werkt. Wat voor effect heeft jouw oplossing op het probleem? Probeer dat effect te kwantificeren. Hoeveel sneller gaat een bepaald proces lopen? Hoeveel minder storingen, fouten, onderhoud, herstelwerkzaamheden, risico’s of andere onaangenaamheden komen voor als je de oplossing toepast? Hoeveel kostenreductie bereik je met je oplossing en welke voordelen heeft dat voor jouw klant? Dan vertel je wat jouw oplossing kost. Noem gewoon het eenmalige totaalbedrag en/of de kosten per jaar. Dat kan een hoog bedrag zijn, dus vertel er ook bij hoe snel dat bedrag wordt terugverdiend. Eindig je managementsamenvatting met een positieve boodschap.

Schrijf de managementsamenvatting van je offerte niet achteraf

De managementsamenvatting is dus de kernboodschap van je offerte. Begin ook met de managementsamenvatting als je een offerte gaat schrijven en maak hem niet achteraf. Beperk de managementsamenvatting tot 1 A4.

De managementsamenvatting geeft richting en sturing aan de andere teamleden die aan de offerte werken. Zij weten daarmee welke boodschappen ze moeten herhalen, uitwerken en detailleren. Zorg dus dat de managementsamenvatting geen slap aftreksel is van wat er verderop in de offerte te lezen valt. De managementsamenvatting is juist het allerbelangrijkste onderdeel van je offerte.

Realiseer je dat een goede managementsamenvatting met buitengewone belangstelling wordt gelezen en dat de rest van de offerte snel wordt gescand. Als de prijs niet in de managementsamenvatting staat, bladert de beslisser vanuit de managementsamenvatting direct door naar de prijsopgave. Staat de prijs hem dan vervolgens niet aan, dan leest hij de rest van de offerte niet of nauwelijks meer.

Geeft een aanbesteding geen ruimte voor een managementsamenvatting? Zorg dan dat elk antwoord op een vraag begint met een minisamenvatting. Besteed dan ook veel aandacht aan de aanbiedingsbrief en zorg dat de kernelementen van de managementsamenvatting in de brief komen te staan.