Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Onlangs mocht ik meewerken aan een aanbieding van een distributeur van leermiddelen voor het onderwijs. Het ging om een aanbesteding volgens de Best Value Procurement (BVP) methode. Een groep van meerdere scholen, met in totaal meer dan 25.000 leerlingen had in de aanbestedingsdocumenten een aantal globale doelstellingen aangegeven, waarvan de belangrijkste betrekking hadden op flexibiliteit en de mogelijkheid om lessen te arrangeren op basis van materiaal uit verschillende bronnen.

Achterliggende frustraties in de markt

Van een aantal van deze scholen wisten we al dat ze schoon genoeg hadden van de beperkte markt, de gedwongen winkelnering bij drie educatieve uitgevers en de koppelverkoop van leerboeken, werkboeken en digitaal materiaal. Scholen willen juist zelf interessant lesmateriaal kunnen samenstellen en maatwerk leveren voor individuele leerlingen. Daarnaast hebben ze behoefte aan interactieve en adaptieve digitale lesmethodes die meer of minder informatie of oefenstof aanbieden op basis van de fouten die leerlingen maken en de resultaten die ze boeken. De tendens is richting geïndividualiseerd en gedifferentieerd onderwijs, maar de drie grote educatieve uitgevers bieden alleen maar eenheidsworst aan en bieden weinig nieuws op dit vlak.

Het probleem bestond al langer

Het geschetste probleem was al wel langer bekend en dus had mijn klant daarop geanticipeerd door een begin te maken met een platform waar bijvoorbeeld youtube filmpjes, plaatjes en digitaal tekstmateriaal voor een les bij elkaar gezet konden worden met eventueel een verwijzing naar de betreffende passage in het gebruikte leerboek. Daarnaast was er in ontwerp een plan om een platform te ontwikkelen waarin educatieve apps kunnen worden aangeboden aan individuele leerlingen.

Momentum

Deze vraag vanuit de onderwijswereld was voor mijn klant dus hèt moment om deze producten te lanceren. Als deze scholen een traditionele aanbesteding in de markt hadden gezet, dan hadden ze gevraagd om een kortingspercentage op de aanschaf van boeken en dan hadden ze een paar open vragen gesteld over de manier waarop de boeken en digitale leermiddelen zouden worden gedistribueerd. Dan was het nooit zover gekomen, dat ze een platform aangeboden kregen waarin ze alles kunnen doen wat nodig is voor een wezenlijke onderwijsvernieuwing.

Veel meer dan waarop gerekend was

Door in simpele bewoordingen een beperkt aantal doelstellingen te formuleren hebben deze scholen de aanbieder zover gekregen, dat hij alles uit de kast haalde om maximaal bij te dragen aan het verwezenlijken ervan. Sommige delen van de oplossing waren er al, andere delen komen op termijn en de scholen krijgen invloed op de richting waarin die oplossing verder wordt ontwikkeld. Dit was dus voor de scholen de manier om de meeste waarde uit hun geld te krijgen en voor aanbieders om innovatieve producten te kunnen aanbieden.

Leidt BVP daadwerkelijk tot meerwaarde?

Ik ben lang niet altijd blij met BVP. Het wordt soms ingezet voor vormen van dienstverlening waarin het nauwelijks mogelijk is om je te onderscheiden. Veel bedrijven missen de ervaringscijfers waarmee aangetoond moet worden dat ze “boven het maaiveld uitsteken”. Om een goede aanbieding te maken moeten bedrijven soms wel heel diep gaan om dominante informatie te vinden en vaak moeten ze hun businessmodel omgooien om voor een vooraf vastgestelde prijs zoveel mogelijk waarde te bieden. Maar anderzijds leidt BVP soms ook tot aanbiedingen die vernieuwend en fris zijn, die de markt opschudden en die daadwerkelijk meerwaarde bieden.

Onderbouwing bij iets wat nieuw is

Bij BVP wordt altijd veel nadruk gelegd op de onderbouwing van de beweringen die je doet in de verschillende documenten die je moet schrijven. Die onderbouwing bestaat volgens de theorie vooral uit metrieken of ervaringscijfers: hoe vaak je het al eerder gedaan hebt, hoe hoog de klanttevredenheid op dat punt is, hoe je de risico’s al eerder beperkt hebt, etc. Dat is natuurlijk moeilijk als je iets aanbiedt dat helemaal nieuw is in de markt. Wij hebben geprobeerd de onderbouwing vooral te zoeken in de ervaring die we in het algemeen hadden met onderwijsvernieuwingen en dus niet met deze vernieuwing in het bijzonder. Klaarblijkelijk was dit overtuigend genoeg en hebben we de aanbesteding met afstand gewonnen.