Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Kent u ze ook, de datingprogramma’s op de Nederlandse televisie? In elk geval wel van de reclame die ervoor wordt gemaakt. Boer zoekt vrouw, De bachelor, Wie trouwt mijn zoon, Tatiana zoekt een man…. Waar werken deze programma’s naartoe? Wanneer wordt het een succes? Waar hangt dat van af?

Hoe datingprogramma's verlopen.

In eerste instantie is er sprake van eenzijdige communicatie. Er is een man of een vrouw die een relatie wil. Die stelt zich voor en laat weten wat hij of zij wil. Bij onbekende Nederlanders is dat een heel gedoe, want niemand weet nog wie hij is, wat hij wil of belangrijk vindt. Bij bekende Nederlanders, zoals Tatiana, wordt daar weinig aandacht aan besteed. Mannen komen als vliegen op de stroop af. Maar de eerste stap is dus de bekendmaking van het feit dat ze “op de markt” zijn.

De tweede stap is dat gegadigden zich melden. In de meeste gevallen doormiddel van een brief. De kunst is natuurlijk om die brief zodanig op te stellen, dat de betreffende vrijgezel geïnteresseerd is. Dus als gegadigde schrijf je over wie je bent, wat je belangrijk vindt en waarom je die ander zo aantrekkelijk vindt.

Dan kiest de vrijgezel uit de hele stapel brieven een stuk of tien, afhankelijk van de opzet van het programma, waarmee hij of zij eventueel wel verder wil. De geselecteerde gegadigden worden allemaal uitgenodigd door de presentator van het programma, die de procedure verder uitlegt. In die procedure is elk programma natuurlijk uniek.

En dan worden de vrijgezel en de gegadigden in allerlei situaties gebracht waarin ze elkaar beter kunnen leren kennen. Elke aflevering vallen er een of meerdere gegadigden af, totdat de ideale partner overblijft.

Wat is nou de ideale partner en hoe vind je die? In ieder geval moet er een match zijn op meerdere niveaus. Het gaat niet alleen maar om de mooiste, maar ook iemand die zijn of haar gevoel laat zien, die werkelijk geïnteresseerd is in die ander, iemand die zijn of haar waardigheid niet verliest in de diverse situaties, iemand die ook bij de omgeving van de vrijgezel in de smaak valt, enzovoort. En in de betreffende datingprogramma’s kom je daar gaandeweg achter, geholpen door de omstandigheden die gecreëerd zijn om al die facetten van elkaar te onderzoeken.

De overeenkomst met aanbesteden.

Een aanbesteding is een soortgelijk proces. En veel elementen die bij dating het succes bepalen, zijn ook van toepassing op aanbesteden.

De aankondiging. Om de aanbesteding tot een succes te maken, moet de inkoper de juiste match weten te maken tussen de opdrachtgever en de aanbieder. Daarvoor ontwerpt hij een procedure, die voor die specifieke opdrachtgever en voor die specifieke opdracht het meest effectief is. Hij moet de opdrachtgever en de opdracht goed beschrijven en aantrekkelijk maken voor eventuele aanbieders. En hij moet ook de selectiecriteria bekend maken, zodat aanbieders vooraf al een beetje kunnen inschatten of ze een kans maken en of het de moeite waard is om te reageren. De rol van de inkoper is vergelijkbaar met de presentator van een datingprogramma. De inkoper is niet de direct belanghebbende, hij ontwerpt, begeleidt en bewaakt de procedure.

De inschrijving. Aanbieders schrijven zich vervolgens in voor de aanbestedingsprocedure en geven daarmee te kennen dat ze aan het spelletje mee willen doen. Misschien niet zozeer omdat het spelletje zo leuk is, maar de prijs is wel de moeite waard. Zij stellen een document op, waarin ze zichzelf bekendmaken en waarin ze aangeven waarom zij vinden dat ze voldoen aan de selectiecriteria. Doormiddel van referenties laten zij zien, dat ze in staat zijn om soortgelijke opdrachten uit te voeren. Ze verklaren dat ze niet op het randje van faillissement staan en dat ze een schone lei hebben. Verder laten ze zien dat ze goed verzekerd zijn en over de juiste certificaten beschikken, dat ze goed op het milieu letten en dat ze goede doelen sponsoren, enzovoort. Hoe vaker aanbieders aan een aanbesteding meedoen, hoe gemakkelijker dat gaat. De eerste indruk is dan in ieder geval goed. Tijdens de inschrijvingsfase is er ook altijd gelegenheid om vragen te stellen. Als je het niet eens bent met de procedure of de selectiecriteria, of als ze niet duidelijk zijn, stel er dan vragen over. Als je het niet eens bent met een inkoopvoorwaarde, probeer dan via de vragenronde om die voorwaarde te laten versoepelen of te laten vervallen. Vragen en antwoorden worden anoniem beschikbaar gesteld aan alle aanbieders, zodat het speelveld voor iedereen gelijk blijft.

De preselectie. Op grond van de vooraf beschreven spelregels en selectiecriteria selecteert de opdrachtgever de aanbieders waar hij het spel verder wil spelen. De inkoper ziet er, als het goed is, op toe dat de procedure wordt gevolgd en dat er geen aanbieders onterecht worden uitgesloten. In een aanbesteding is het belangrijk dat die selectie transparant en eerlijk is. De aanbieders die afgewezen zijn, krijgen een brief waarin dat wordt gemotiveerd. Aanbieders die het daar niet mee eens zijn, kunnen contact opnemen met de inkoper voor een nadere toelichting. Als ze kunnen aantonen dat er fouten in de procedure zijn gemaakt, kunnen ze alsnog in aanmerking komen voor de tweede ronde.

De offertefase. In de tweede ronde wordt het spel gespeeld. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de opdracht zijn daar verschillende procedures voor. Sommige opdrachten zijn zo simpel en rechttoe rechtaan, dat er eigenlijk helemaal geen tweede ronde hoeft te komen en dat de definitieve match al in de eerste ronde gemaakt kan worden. Dan is er sprake van een openbare aanbesteding, vergelijkbaar met speeddating. Maar de meeste aanbestedingen gaan toch in twee rondes. Sommige opdrachten zijn zo complex, dat er een concurrentiegerichte dialoog wordt georganiseerd. Deze procedure kan maanden in beslag nemen. De partijen die hiervoor geselecteerd worden moeten zich sterk verdiepen in het probleem en in samenwerking met de opdrachtgever een oplossing ontwerpen. In de meeste gevallen staat daar ook een vergoeding tegenover, hoewel die meestal niet de kosten dekt die de aanbieder moet maken om de opdracht uiteindelijk in de wacht te slepen. De normale gang van zaken is dat er in de tweede ronde van de aanbieders wordt verwacht dat zij inzicht geven in de eigenschappen van hun oplossing en de aanpak die zij zouden kiezen voor de uitvoering van de opdracht. Doorgaans moeten ze ook laten zien wat de risico’s zijn en welke maatregelen ze nemen om die risico’s te minimaliseren. Tenslotte moeten ze een prijs maken en vaak moeten ze ook inzichtelijk maken hoe hun prijs tot stand komt.

De gunning. Op grond van de vooraf opgestelde spelregels en criteria worden de aanbiedingen beoordeeld door de opdrachtgever. Meestal wordt daarvoor een team samengesteld met meerdere disciplines. Ook hier speelt de inkoper weer een belangrijke rol. Hij moet bewaken dat de beoordeling plaatsvindt volgens de spelregels. Als er fouten worden gemaakt, dan kunnen aanbieders de voorlopige gunning tijdens de zogenaamde Alcatel termijn (3 weken) aanvechten. Dat kan ertoe leiden dat de definitieve gunning naar een andere partij gaat, of dat de hele aanbesteding ongeldig wordt verklaard en al het werk voor niets is geweest. Het kan er ook toe leiden dat de benadeelde partij moet worden gecompenseerd. In alle gevallen is het zeer nadelig voor de opdrachtgever. De planning van de procedure loopt uit, het is slecht voor zijn imago en het kost geld. Het kost waarschijnlijk ook de inkoper zijn kop. Dus de inkoper heeft er alle belang bij om de procedure vlekkeloos te laten verlopen. Als dat ertoe leidt, dat de opdrachtgever uiteindelijk opgescheept zit met een aanbieder, die er niets van bakt en waarmee hij slecht kan samenwerken, dan is er in het begin, bij het opstellen van de selectiecriteria, de procedure en de spelregels iets misgegaan.

Kortom. Aanbesteden is een subtiel spel, waarin een goede inkoper een belangrijke rol speelt. Aanbieders maken de beste kans als zij heel goed naar de spelregels kijken en als zij heel goed nagaan waarop zij punten zullen scoren. De criteria staan allemaal in de aanbestedingsdocumenten. Bij het schrijven van de aanbieding moeten ze ervoor zorgen, dat het beoordelingsteam weinig moeite hoeft te doen om de argumenten te vinden voor het toekennen van de punten. Zorg er dus voor dat alles goed te vinden is. Verwijs naar de eisen en wensen uit de aanbestedingsdocumenten en toon aan dat je er aan voldoet, zodat de beoordelaar er eenvoudig een vinkje achter kan zetten. De kunst is natuurlijk om goed te interpreteren wat het eigenlijke probleem achter de vraag is. Je moet geen Rolls Royce aanbieden als er om een mobiliteitsoplossing wordt gevraagd, waar in feite wordt gedoeld op een rollator. Hoe beter je de klant kent en hoe beter je je in zijn situatie hebt verdiept, hoe trefzekerder je de juiste oplossing kunt vaststellen voor het probleem dat in de aanbesteding wordt geschetst. Het gaat om de juiste match, niet alleen maar om de laagste prijs of de hoogste kwaliteit of de meest glossy presentatie. Als aanbieder moet je een inschatting maken wat de juiste match is en welke argumenten je dus zult hanteren om jouw oplossing te onderbouwen.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.