Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Samen met Cinfield hebben we een aanbesteding begeleid van een ICT-bedrijf. Het ging om een grote ICT infrastructuur opdracht.

Het betreffende ICT-bedrijf had al aan meerdere aanbestedingen meegedaan en steeds waren ze afgetroefd door een concurrent, die klaarblijkelijk erg slim aanbood. In de praktijk kreeg onze klant dan vaak alsnog het beheer van wat die concurrent had neergezet. En dan kwamen de fouten aan het licht.

Bij de eerste gesprekken over deze aanbesteding kwam daarover veel frustratie naar boven en we hebben diep nagedacht hoe we deze keer het project zouden kunnen winnen.

Winthema’s kiezen

Als eerste hebben we diep nagedacht en ook genoteerd wat de winnende thema’s voor deze aanbieding zouden zijn. Uit een lijst van 101 potentiele winthema’s hebben we die thema’s gekozen die enerzijds goed verwoordden wie we zijn en anderzijds ook goed aansloten bij wat wij dachten dat het beste bij de betreffende klant en de opdracht paste. Zo kwamen we tot 5 centrale thema’s, die we in de hele aanbieding regelmatig terug zouden laten komen.

Alle keuzes goed beargumenteren

De volgende actie was het beschrijven van de oplossing in het volgende stramien: U wilt …., dat doen we zo, want….. en dat heeft voor u de volgende voordelen:….. Dus bij elke technische keuze probeerden we zoveel mogelijk deze argumentatie te geven.

Redigeren

We hebben de technici en projectleiders die in het bidteam waren opgenomen lekker vrijuit laten schrijven, zoals technici en projectleiders nu eenmaal schrijven. Dat betekent, dat je teksten onder ogen krijgt met veel indirect taalgebruik, veel slagen om de arm, veel voorwaarden en veel jargon. Maar daar stond in ieder geval de complete oplossing met alle argumenten.

Wij hebben die teksten geredigeerd en zo positief mogelijk geherformuleerd, zonder de inhoud en de boodschap te veranderen. Waar dat op een natuurlijke wijze kon, gebruikten we de gekozen winthema’s. Ondertussen waren de technici bezig met de inkoop en de prijsvorming. Wat we ook hebben gedaan is het schrijven van een samenvatting voor mensen die niet zozeer geïnteresseerd waren in de techniek, maar meer in de functionaliteit en de mogelijkheden. En in een leeswijzer gaven we aan dat die mensen na deze samenvatting niet verder hoefden te lezen.

Planning

Verder hanteerden we een strakke tijdplanning. Het heeft wel voordelen als je als externe wordt ingehuurd om zo’n aanbestedingstraject te begeleiden. Je maakt een planning en het kost relatief weinig moeite om die geaccordeerd te krijgen. En het hele team hield zich daar redelijk goed aan. Dus het hele traject liep gewoon goed. We zagen de resultaten en dat stimuleerde weer om de volgende mijlpaal op tijd op te leveren. Ten opzichte van de eerdere aanbestedingstrajecten die bij dit bedrijf gelopen hadden, was er relatief weinig stress en hadden we voldoende tijd om het aanbiedingsdocument goed vorm te geven en foutloos op te leveren.

Resultaat

En ja, door deze gestructureerde werkwijze was de kwaliteit van de aanbieding een stuk beter en kregen we onlangs het goede bericht, dat deze klant de opdracht had gewonnen.

Vind u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerken via de links onderaan deze webpagina.