Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

In Nederland gaan steeds meer organisaties over tot prestatie inkoop, of ‘best value procurement’. Op zich is dat een goede ontwikkeling. Het basisprincipe is eigenlijk vrij eenvoudig en het is achteraf eigenlijk gek, dat ze dat niet al jaren doen. Het komt namelijk zo sterk overeen met de manier waarop we ook als consument kopen.

Het basisprincipe van prestatie inkoop is dat de klant de leverancier als de expert beschouwt en dat is hij natuurlijk ook. De klant geeft op hoofdlijnen aan waarvoor hij een oplossing wil en wat voor budget hij daarvoor heeft. De leverancier beschrijft dan in zijn offerte wat hij voor dat geld kan doen. De selectie van de leveranciers vindt plaats op basis van toegevoegde waarde. Welke leverancier levert dus de meeste toegevoegde waarde, gegeven een min of meer vaststaand budget.

Deze manier van inkopen verschilt drastisch van de inkoop die we al jaren gewend zijn. In de oude manier van inkopen stelt de klant een gedetailleerd programma van eisen op en leveranciers worden uitgedaagd om op dat programma van eisen een zo laag mogelijke prijs te calculeren. Deze manier van inkopen betekent, dat er nooit meer zal worden aangeboden, dan de minimum kwaliteit die in het programma van eisen is beschreven. Bovendien vereist het een grote mate van deskundigheid van de klant. Het risico is, dat hij een oplossing wil, die helemaal niet de optimale oplossing is voor zijn probleem.

Mijn vader staat op het punt een nieuwe auto te kopen. Daarbij heeft hij een budget van 10.000 EUR in gedachten. Wat doet hij? Hij heeft een paar belangrijke eisen. Hij vindt stuurbekrachtiging en zuinigheid belangrijke eigenschappen. Dus hij gaat naar een vergelijkingssite en geeft zijn budget op en zijn twee belangrijkste selectiecriteria. Hij ontdekt, dat er ruim 20 auto’s zijn die aan zijn selectiecriteria voldoen. Dus hij ziet, dat hij meer kan vragen. Hij geeft als extra selectiecriterium op, dat de auto cruise control moet hebben, want hij heeft de laatste tijd nogal wat boetes gehad voor te snel rijden. Het aantal auto’s dat in aanmerking komt daalt tot 7. Hij heeft nog keuze genoeg. Dan vult hij zijn laatste wens ook nog in, namelijk een automatische versnellingsbak. En dan blijkt, dat dat niet voor minder dan 10.000 EUR te koop is. Nou, dan maar niet. Dus hij laat die eis weer vervallen en hij vult in dat de auto voorzien moet zijn van een radio. En zie daar: er blijft nog één auto over. Het is de auto die aan al zijn wensen voldoet en daarnaast als extra toegevoegde waarde cruise control en een radio biedt. Voor hem is dat dus de auto met de meeste toegevoegde waarde. Hij krijgt de maximale waarde binnen het door hem gestelde budget.

Volgens de oude inkoopmethode zou hij anders tewerk gaan. Hij zou bij alle mogelijke selectiecriteria van de site iets invullen, behalve zijn maximum budget. En wat gebeurt er dan? Hij is duurder uit, want hij stelt meer eisen, ook eisen die voor hem helemaal niet zo essentieel zijn. En als hij dan gaat kijken welke auto aan al die wensen voldoet, dan is dat nooit de auto die hij volgens de eerste methode had gevonden. Wat is er gebeurd? Hij is veel langer bezig geweest met het bedenken van de eisen waaraan de auto moet voldoen en hij vindt een auto die eigenlijk veel te duur is. Als hij alsnog die 10.000 EUR als selectiecriterium ingeeft, geeft de site aan dat er geen auto is die aan zijn selectiecriteria voldoet. Dus verhoogt hij zijn budget met 1000 EUR. En nog eens met 1000 EUR. En uiteindelijk vindt hij een auto voor 13.995 EUR, met allerlei leuke tierelantijntjes erop, die hij natuurlijk best wel leuk vindt, maar die voor hem maar heel weinig toegevoegde waarde hebben.

Inkopen op toegevoegde waarde leidt dus tot kostenbesparing, terwijl de klant toch krijgt wat hij wil. Hij krijgt zelfs meer dan waarom hij heeft gevraagd, maar het zijn voor hem zinvolle extra’s. Ze zijn toegesneden op zijn behoeften en passen binnen zijn budget. Hij is tevreden, want hij krijgt maximale waarde voor zijn geld.

Nu is het de kunst om aan te bieden op toegevoegde waarde. Uit het voorbeeld blijkt, dat als je klant inkoopt volgens de prestatie-inkoop methode, je de klant heel goed moet kennen om vast te stellen wat voor hem toegevoegde waarde heeft. Je kent zijn budget en zijn probleem. Tegelijk weet je, dat hij de opdracht zal gunnen aan de partij die voor hem de meeste toegevoegde waarde levert. En dat is voor de een wat anders dan voor de ander.

De belangrijkste toegevoegde waarde die je kunt leveren is het wegnemen van de risico’s. Uit de manier waarop je de risico’s beschrijft en beheerst, blijkt, dat je je in de situatie van de klant hebt verplaatst, dat je de specifieke omstandigheden waarin de opdracht moet worden uitgevoerd goed hebt bestudeerd en dat je weet waar soortgelijke klanten, met soortgelijke problemen in soortgelijke omstandigheden tegenaan lopen. Daarmee geef je er blijk van dat je verstand hebt van de materie, dat je ervaring hebt in het oplossen van het geschetste probleem en dat je het vertrouwen van de klant waard bent.

Door je op de risico’s te concentreren, moet je je wel verdiepen in de klant en in zijn omstandigheden. En door daarop aan te sluiten, kom je er vanzelf achter wat voor de klant de meeste toegevoegde waarde heeft.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.