Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Best Value Procurement (BVP) of, zoals het in Nederland wordt genoemd Prestatie inkoop is erg populair aan het worden bij aanbestedende diensten en inkooporganisaties van grote bedrijven. De inkoopprocedure is uitgebreid omschreven in het boek “Prestatie inkoop” van Jeroen van de Rijt en Sicco Santema. Sommige aanbieders zijn enthousiast, want er hoeft lang niet zoveel papier te worden geproduceerd als bij een traditionele offerte. Maar veel bedrijven hebben er ook grote moeite mee. Gelukkig is onlangs ook het boek “Prestatieverkoop” van Daniëla Verheul e.a. verschenen.

Voor de inschrijving op een BVP traject wordt een scope document gevraagd van 2 velletjes A4, een RaVa plan (Risk assessment en Value Add) van elk 2 velletjes, een planning en een prijs. Het scope document beschrijft op hoofdlijnen wat je aanbiedt, de risico assessment bevat een gelimiteerd aantal risico’s, het Value Add document bevat de kansen die je ziet om extra aan te bieden in het kader van de geschetste uitvraag en de planning laat de belangrijkste mijlpalen en het kritieke pad zien. Op basis van deze documenten nodigt de aanbestedende partij de beste leveranciers uit voor een interview, waarna de uiteindelijk geselecteerde leverancier in de concretiseringsfase samen met de aanbestedende partij gedetailleerde plannen uitwerkt en tot een definitief contract komt.

Cultuuromslag in het maken van aanbiedingen

Voor grote bedrijven is het inschrijven op een BVP traject een omslag van jewelste. De klant heeft zijn plafondprijs al gegeven. Als je erboven komt, word je uitgesloten, of je krijgt een grote puntenaftrek. De kunst is om binnen het gegeven budget zoveel mogelijk kwaliteit aan te bieden. En dat op 2 velletjes A4. Terwijl deze bedrijven gewend zijn om aanbiedingen te maken van 50 of 60 pagina’s. Ze zijn gewend om in het bestek behoorlijk gedetailleerd uitgeschreven te krijgen waar hun oplossing aan moet voldoen en ze zijn gewend om 10 à 20 antwoorden te moeten formuleren op vragen. En daar zijn ze goed in, als het om het maken van een aanbieding gaat.

En nu moeten deze bedrijven zich beperken tot 4 of hooguit 6 pagina’s, waarin ze het aanbod, de risico’s en de kansen (opties) beschrijven. Ze moeten in dit format laten zien dat ze de expert zijn en zich dominant onderscheiden van hun concurrent. In het aanbiedingsproces moet het roer helemaal om.

Aanbiedingen schrijven opnieuw uitgevonden

Bij een recente opdracht heb ik voor een groot bedrijf twee BVP inschrijvingen mogen begeleiden. En in eerste instantie ging dat erg moeizaam. Eerst hebben we met het bidteam de procedure goed doorgenomen. Daarna ging het om het schrijven van de gevraagde documenten. Het team bleef erg onzeker over wat dominante informatie is en hoe ze dat op papier krijgen. Het bestaande tekstmateriaal voldeed niet meer en er ontstond een proces van jezelf weer opnieuw uitvinden. En daarvoor heb je een team nodig, dat enorm goed weet waar het bedrijf voor staat, waar het goed in is en in welke projecten dat daadwerkelijk aantoonbaar is.

Ook al is die informatie er wel, het is niet zo gemakkelijk om die informatie naar boven te halen. Projectmanagers moeten diep nadenken hoe ze in voorgaande projecten bepaalde risico’s hebben aangepakt. Lang niet altijd zijn projecten met klanten geëvalueerd of is klanttevredenheid gemeten. Sommige activiteiten zijn voor ervaren mensen zo vanzelfsprekend, dat ze er gewoon niet op komen. En dan is er altijd nog de afweging wat je in die twee A4’tjes wel en wat je niet beschrijft. Die keuze is ondermeer afhankelijk van de klantkennis en van de concrete situatie. In de beperking toont zich de meester en daarbij gaat het er niet om of je een meester bent in samenvatten.

De interviews

Na het indienen van de aanbieding worden de beste leveranciers uitgenodigd voor interviews. Daarbij moeten de mensen verschijnen, die ook daadwerkelijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. De klant wil geen verkopers zien, maar bijvoorbeeld de projectmanager die verantwoordelijk is voor de invoering en de servicemanager die gedurende de looptijd van het contract verantwoordelijk is voor de uitvoering. De interviews hebben alleen maar betrekking op de aanbieding en uit de interviews moet blijken, dat de betreffende persoon enerzijds exact weet wat er in de aanbieding staat en anderzijds dat hij of zij de relevante ervaring meebrengt om het project of het contract uitmuntend uit te voeren. Het is dus van het grootste belang, dat deze mensen ook bij het maken van de aanbieding betrokken zijn geweest.

De interviews moeten vooral niet worden onderschat. Ze tellen zeer zwaar mee in de uiteindelijke gunning. Kijk je naar het gewicht van de verschillende onderdelen van de aanbieding, dan telt de prijs voor ongeveer 25%, de scope voor 15%, de risico’s voor 20%, de kansen voor 10% en de interviews voor 30%. Na het uitbrengen van de geschreven documenten, moet er dus nog veel voorbereiding worden gestoken in de interviews om de aanbieding ook daadwerkelijk te winnen.

Na de interviews valt de voorlopige gunningsbeslissing. Daarna volgt nog een periode van een aantal weken, waarin de geselecteerde partij de aanbieding gedetailleerd uitwerkt in samenwerking en overleg met de klant. Pas na die periode wordt het definitieve contract opgemaakt en getekend.

Resultaat

Met enige trots en een hoop voldoening kan ik melden, dat we in ieder geval een van beide trajecten gewonnen hebben. Het andere loopt nog en daar wachten we nog met spanning op de uitslag.

Conclusie

Inschrijven op een BVP traject, wat nu inmiddels Best Value Sales of Prestatieverkoop is gaan heten, is voor sommige bedrijven een cultuuromslag van jewelste. Potentiele betrokkenen, zoals de projectmanager en de contractuitvoerder moeten al tijdens het aanbiedingstraject worden vrijgemaakt om de aanbieding vorm te geven. Teksten die al jaren hergebruikt zijn om aanbiedingen te maken, zijn volstrekt onbruikbaar. Er moet hard gewerkt worden aan harde cijfers en onderbouwing van de prestaties uit het verleden. Uitvoerende medewerkers moeten in staat zijn om die verhalen en claims uitvoerig toe te lichten aan de hand van praktijkervaring.

Maar bedrijven die deze cultuuromslag snel weten te maken, kunnen een beslissende voorsprong opbouwen in een concurrentieveld waarin hun klanten steeds vaker volgens BVP gaan inkopen.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.