Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Het is voor een lokale ondernemer geen onbekend verschijnsel: na jarenlang voor een gemeente diensten te hebben verricht, wordt dit werk ineens middels een aanbestedingsprocedure aan een andere partij gegund. Het midden- en kleinbedrijf (mkb) is dankzij het oude aanbestedingsrecht veel overheidsopdrachten kwijtgeraakt. Te meer doordat de Europese aanbestedingsprocedure veelal ook van toepassing werd verklaard op kleinere opdrachten. De eisen werden dan nogal eens onnodig te hoog voor mkb’ers.

Door de nieuwe aanbestedingswet wordt de totstandkoming van optimale concurrentie bevorderd, de lasten van het aanbesteden verminderd, de aanbestedingspraktijk waar nodig geüniformeerd en de klachtenafhandeling vereenvoudigd.

De minimumeisen, indieningsvereisten en selectie- en gunningscriteria moeten in een redelijke verhouding staan tot de opdracht.

Verder verplicht de wet aanbestedende diensten in principe om het criterium van ”economisch meest voordelige inschrijving” te hanteren, en niet dat van ”laagste prijs”. Kwaliteit en duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen worden daarmee belangrijke gunningsfactoren.

Beginselen

Op de aanbestedingsregels zijn de beginselen van objectiviteit, gelijkheid, transparantie en proportionaliteit van toepassing.

Proportionaliteit

Volgens het proportionaliteitsbeginsel moeten de eisen in redelijke verhouding staan tot de opdracht. De Aanbestedingswet geeft De Proportionaliteitsgids als richtsnoer.

Het beginsel Proportionaliteit raakt de gehele procedure, vanaf de keuze tussen clusteren of opdelen in percelen tot en met de contractvoorwaarden. De wet verbiedt het onnodig samenvoegen van opdrachten. Een andere belangrijke wijziging is dat aanbestedende partijen geen omzeteisen meer mogen stellen. Als ze dat toch doen, moeten de dwingende redenen daarvoor worden uitgelegd in de aanbestedingsstukken.

Objectiviteit

Dit beginsel betekent dat de criteria en de eisen die gesteld worden om te bepalen of een ondernemer geschikt is, relevant moeten zijn voor de opdracht.

Non-discriminatie of gelijke behandeling

De aanbestedende dienst moet de ondernemers gelijk behandelen. Ondernemers uit EU-lidstaten en uit niet-lidstaten moeten gelijke kansen hebben om de opdracht te verwerven.

Transparantie

De aanbestedende dienst moet vooraf duidelijk maken welke eisen worden gesteld, hoe die eisen worden getoetst of gewogen en wat het beoogde resultaat moet zijn. De aanbestedende dienst moet achteraf kunnen aantonen dat wat vooraf is gemeld ook daadwerkelijk heeft zo plaatsgevonden.

• In de regel moet gegund worden op de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Wanneer er gekozen wordt voor een aanbesteding op basis van de laagste prijs moet deze keuze gemotiveerd worden.
• Het bedrijfsleven krijgt inspraak op algemene inkoopvoorwaarden. Dit heeft tot doel dat de inkoopvoorwaarden redelijker en beter uitvoerbaar zijn voor de ondernemer.

Effectiviteitsbeginsel

Met dit beginsel wordt gedoeld op de eis dat tegen onwettige besluiten doeltreffend en zo snel mogelijk beroep kan worden ingesteld.

Proportionaliteitsgids

Het proportionaliteitsbeginsel is uitgewerkt in de Proportionaliteitsgids en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De voorschriften moeten worden toegepast. Als een aanbestedende dienst hiervan afwijkt, moet in de aanbestedingsstukken worden uitgelegd waarom.

In de Proportionaliteitsgids wordt onder andere ingegaan op:

• de omvang van de opdracht;
• het clusteren van opdrachten;
• een nadere invulling van percelen;
• raamovereenkomsten;
• inkoopsamenwerking;
• de keuze voor de aanbestedingsprocedure;
• eisen en criteria bijvoorbeeld ten aanzien van de financiële en economische draagkracht;
• contractvoorwaarden.

Klachtenafhandeling

Elke aanbestedende dienst moet een klachtenloket inrichten. Een ondernemer dient in eerste instantie de klacht in bij dit loket. De klacht moet behandeld worden door medewerkers die niet bij het betreffende inkooptraject betrokken zijn. Leidt dit niet tot een bevredigende oplossing, dan kan de ondernemer de klacht indienen bij de onafhankelijke commissie van aanbestedingsexperts die een niet-bindend advies geeft over aanbestedingsgeschillen. Partijen kunnen het advies van de commissie naast zich neerleggen en alsnog een zaak aanspannen.

Kansen voor het MKB

(Europese) aanbestedingen bieden ook het mkb kansen, maar selectie-eisen zoals referenties of financiële draagkracht kunnen een obstakel vormen. Daarom is het van belang vooraf goed te kijken of je ook kansrijk kunt zijn. Een gezamenlijke inschrijving of een inschrijving als onderaannemer waarbij de andere combinant of de hoofdaannemer wel aan de selectie-eisen voldoet, kan een oplossing zijn.

Om succesvol in te schrijven is het belangrijk al in het voortraject een proactieve houding te tonen. Zeker als je ervan op de hoogte bent dat een gemeente plannen heeft tot aanbesteden. Zorg dat je dan in een vroegtijdig stadium met de inkoper om tafel gaat zitten. Inkopers maken graag gebruik van jouw ervaring en kennis, maar daarnaast kun je ook bespreken welke moeilijkheden je ervaart bij inschrijvingen.

Heb je je verdiept in de aanbesteding en denk je dat jouw inschrijving een redelijke kans maakt, maak dan van de gelegenheid gebruik om vragen te stellen. Door tactisch formuleren kunt u uw eigen kansen vergroten en invloed uitoefenen op een bestek. Wat daarnaast van belang is: zorg dat u feeling krijgt met de organisatie. Ga uit van de kracht van uw eigen bedrijf, maar let bij de beantwoording van vragen vooral op wat er op papier – en tussen de regels door - gevraagd wordt door de aanbestedende dienst.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.