Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Het lijkt alsof elke verloren offerte op prijs verloren wordt. Dat klopt niet helemaal, maar het is politiek veilig om het zo te brengen. Niemand is verantwoordelijk als je op prijs verliest: “De concurrent moet het hebben “gekocht”. Zij speelden een smerig spelletje. De klant moet ook wel dom zijn om te gunnen op basis van zo’n lage prijs. Het is met geen mogelijkheid uit te voeren voor die prijs….”

De waarheid is dat de meeste verloren aanbiedingen worden veroorzaakt omdat de scope van het project fout is ingeschat. De oplossing die je hebt uitgewerkt vatte de klant op als meer dan nodig. De tarieven van de concurrent zijn misschien wel hoger, maar ze boden gewoon veel minder aan. Ze zijn in staat om het project met minder uren uit te voeren, omdat ze een kleiner project aanboden. En de klant is er blij mee, omdat die kiest voor een goedkopere aanbieding.

Enkele andere redenen waarom bedrijven verliezen en dat wijten aan prijs zijn:

• Overhead is veel te groot. Overhead komt bovenop de prijs. Als je overhead hoog is, betekent dat dat je meer voor dezelfde arbeid en resources moet vragen. Een concurrent met minder overhead kan hetzelfde aanbieden voor minder.
• In tijdnood komen, zodat de finale pricing overhaast wordt uitgevoerd. Het vaststellen van de prijs kan niet worden afgerond voordat alle besluiten over wat precies wordt aangeboden zijn genomen. Het is een slecht idee om je oplossing te ontwerpen door erover te schrijven. Het betekent het ook dat je het niet kunt prijzen totdat je klaar bent met schrijven. En elk prijs-issue dat invloed heeft op je aanbieding leidt tot last minute wijzigingen. Er is dus een enorme druk om geen substantiële wijzigingen meer door te voeren. Omdat het schrijven alle bijna beschikbare tijd vergt, blijft er niets over om creatief met de prijs om te gaan of een minder dure benadering te kiezen.
• Aanbieden van de verkeerde bezetting. Wanneer je wil winnen is het gemakkelijk om de beste mensen aan te bieden. Jammer genoeg zijn dat ook de duurste. Het vinden van de juiste balans is lastig. Het vinden van de balans waarvoor de klant de voorkeur heeft is nog moeilijker.
  Verliezen op prijs gebeurt veel vaker door slechte inschattingen (project omvang, personeelsmix en requirements), dan door kosten “waar je niets aan kunt doen”.
  Wanneer je zelf de juiste aanpak en de juiste resources kunt bepalen, is de meest effectieve manier om de prijs te verlagen het beperken van de scope. Een lagere prijs aanbieden op grond van gereduceerde verwachtingen is veel beter dan het aanbieden van een lagere prijs voor dezelfde verwachtingen.

Maar hoe bied je aan op gereduceerde verwachtingen?

Om dit te bereiken moet je begrijpen wat per se moet worden opgenomen en waarvan de klant wel wil afzien. Je moet weten welke resultaten de klant nodig heeft ten opzichte van wat hij verder eventueel zou willen hebben. De uitdaging is om uit te zoeken wat je klant bereid is te accepteren. Het moeilijkste om op prijs te winnen is het begrijpen van de verwachtingen en voorkeuren van de klant.

Als de klant je precies vertelt wat je moet aanbieden en als iedereen exact hetzelfde aanbiedt, dan is een lagere overhead de beste manier om op prijs te winnen. Met een lage overhead kun je exact hetzelfde aanbieden als een concurrent met dezelfde winstmarge, maar voor een lagere prijs.

De kunst is het reduceren van je overhead. In plaats van te proberen de overhead te verlagen door daar een beetje aan te tornen, is het aan te bevelen om voor een belachelijk lage overhead te gaan door dingen radicaal anders te doen. In plaats van dubbeltjes schaven, probeer complete categorieën van uitgaven te elimineren. Besteed uit. Ga verticaal. Zoek een goedkope partner.

Een andere belangrijke factor is het herstructureren van je aanbiedingsproces, zodat pricing start voordat je aanbieding wordt geschreven. Daarvoor is het nodig dat je in staat bent te formuleren wat je zult aanbieden voordat je het op papier zet, zodat je je aanbod nog kunt wijzigen op basis van de uitkomst van de calculatie. Als je je aanbieding ontwerpt door erover te schrijven en daarna te prijzen, raak je niet alleen in tijdnood zodat je niet meer in staat bent om de beste prijzen te calculeren, maar heb je ook geen tijd meer om je aanpak te wijzigen als je vind dat die teveel kost.

Conclusie

Winnen op prijs gaat niet over het schaven van centen uit een spreadsheet op het laatst mogelijke moment. Het juiste proces verhoogt niet alleen je winkansen, het verhoogt de winkans met een acceptabele winstmarge.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.