Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

In de Proportionaliteitsgids wordt uitgebreid geschreven over uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Voor de willekeurige ondernemer is op voorhand niet duidelijk wat de verschillen nu precies zijn tussen deze verschillende categorieën en wat een aanbestedende dienst wel en niet mag doen in het kader van een aanbesteding.

Uitsluitingsgronden betreffen een aantal omstandigheden waarin het bedrijf van een inschrijver kan verkeren. Uitsluitingsgronden zijn in de wet vastgelegd en worden doorgaans in een aanbesteding afgehandeld door van de inschrijver een Gedragsverklaring Aanbesteden te verlangen. Zo’n gedragsverklaring is vergelijkbaar met de vroegere Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en kun je als ondernemer aanvragen bij het Ministerie van Justitie. De verklaring is 2 jaar geldig. Een aanbestedende dienst kan eventueel bewijsmiddelen opvragen bij de inschrijver die de aanbesteding gewonnen heeft.

Geschiktheidseisen zijn minimumeisen waaraan voldaan moet worden. De mate waarin je voldoet aan een geschiktheidseis is niet relevant en mag geen rol spelen in de beoordeling. Je voldoet wel of je voldoet niet. Als je niet voldoet, ben je dus niet door. Geschiktheidseisen worden gesteld om bepaalde risico’s af te dekken. De aanbestedende dienst dient altijd na te gaan welke daadwerkelijke risico’s er zijn en of die risico’s worden afgedekt door de eisen die worden gesteld. De eis moet in redelijke verhouding staan tot het af te dekken risico en de aard en omvang van de opdracht en moet inspelen op competenties die concreet nodig zijn om de betreffende opdracht goed te kunnen uitvoeren.

Eisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht.

Als een aanbestedende dienst eisen stelt aan de financiële en economische draagkracht, dan moeten deze eisen zodanig gekozen zijn dat iedereen die in staat is om de opdracht uit te voeren ook kan meedingen. Financiële of economische draagkracht kan iets zeggen over de continuïteit van de onderneming, maar zegt nadrukkelijk niets over de vakbekwaamheid. Eisen mogen dan eigenlijk ook alleen maar worden gesteld als er sprake is van een grote en langdurige opdracht, waarbij die continuïteit (beschikbaarheid van capaciteit aan personeel en materieel) van belang is. Uitgangspunt in de wet is dat er geen omzeteis mag worden gesteld, tenzij dat deugdelijk wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Als er toch een omzeteis wordt gesteld, dan mag er alleen naar de totale omzet van de onderneming gevraagd worden en niet naar de omzet van delen van de onderneming of de omzet over bepaalde activiteiten. Een omzeteis hoger dan 300% van de waarde van de opdracht is verboden.

Eisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid

Bekwaamheidseisen zeggen iets over de mate waarin inschrijvers in staat zijn de feitelijke activiteiten naar behoren te verrichten. Dit wordt vastgesteld aan de hand van de kerncompetenties die voor een specifieke opdracht van belang zijn. De inschrijver wordt gevraagd om zijn technische- en beroepsbekwaamheid aan te tonen doormiddel van referenties. De aanbestedende dienst mag maximaal één referentie per benoemde kerncompetentie vragen en mag niet eisen dat referentieprojecten een waarde hebben van meer dan 60% van de raming van de onderhavige opdracht.

Selectiecriteria zijn criteria op basis waarvan een aanbestedende dienst het aantal uit te nodigen gegadigden kan beperken. Deze mogelijkheid bestaat in de niet-openbare procedure, de concurrentiegerichte dialoog en de procedure van gunning via onderhandelingen, en zal met name gebruikt worden bij opdrachten in markten met grote aantallen te verwachten gegadigden. Deze procedures bestaan daarmee uit 2 fasen, de selectiefase en de gunningsfase. Aan de eerste fase kunnen in beginsel alle belangstellenden meedoen in die zin, dat men zich kan aanmelden als gegadigde. Daarbij behoeft nog geen inschrijving te worden gedaan. Deze belangstellenden worden getoetst aan de hand van gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Het totaal aantal geschikt gebleken gegadigden dat tot inschrijving in de tweede fase zal worden uitgenodigd, kan met behulp van selectiecriteria nader worden beperkt. Het uitgangspunt is dat de te stellen selectiecriteria objectief en niet discriminerend zijn. Ranking op basis van financieel-economische draagkracht, omvang of aantal van referenties of aantal medewerkers wordt in de proportionaliteitsgids ontraden, immers meer is niet altijd beter.

Gunningscriteria zijn de criteria die de ranking tussen de inschrijvers bepalen. De wetgeving laat de keuze tussen de gunningscriteria laagste prijs en Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), maar neemt bij de keuze EMVI als uitgangspunt. Het criterium EMVI biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) aanbiedingen vanuit de markt te verkrijgen. Bij toepassing van het gunningscriterium EMVI moet in de aankondiging of de aanbestedingsstukken het relatieve gewicht van de gekozen nadere (sub-)criteria worden bepaald. Dit gewicht kan worden uitgedrukt door middel van een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. Is een weging om aantoonbare redenen niet te geven, dan zullen de criteria in afnemende volgorde van belang moeten worden gezet. De criteria moeten objectief en eenduidig zijn. Gunningscriteria zien op de opdracht. Afstemming op de opdracht is dan ook logisch. Zo dient bijvoorbeeld objectief en tegen voorafgaande heldere criteria de gewenste mate van uitwerking van een plan van aanpak te worden gevraagd. Hierbij dient de inspanning die dit vraagt van elke inschrijver in acht te worden genomen; bij extreme eisen in het kader van een ontwerp kan een ontwerpvergoeding beschikbaar worden gesteld.

Wanneer de aanbestedende dienst in afwijking van de hoofdregel wil gunnen op basis van de laagste prijs dient hij dit gemotiveerd in de aanbestedingsstukken aan te geven. In beide gevallen (gunning op de laagste prijs en EMVI) wordt niet alleen gekeken naar de laagste aankoopprijs, maar naar de total cost of ownership, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur.

Duurzaamheid/sociale voorwaarden

Duurzaamheidscriteria kunnen voorkomen in de vorm van (technische en functionele) specificaties, geschiktheidseisen, selectiecriteria, gunningscriteria of contractvoorwaarden. De criteria met betrekking tot duurzaamheid waaronder sociale voorwaarden dienen enerzijds in redelijke verhouding te staan tot de aard en omvang van de opdracht, maar dienen anderzijds te worden afgestemd op hetgeen de relevante markt kan bieden. Gaat het om vernieuwingen op de markt waar slechts een beperkt aantal ondernemingen aan kan voldoen, dan kunnen ze beter als een van de subcriteria binnen het gunningscriterium EMVI opgenomen worden. Opnemen van technische specificaties en eisen waaraan slechts een zeer beperkt deel van de markt voldoet en daardoor daadwerkelijke mededinging niet langer gewaarborgd is, is disproportioneel.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.