Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Met de nieuwe aanbestedingswet is er ook een nieuwe klachtenregeling in het leven geroepen. En die regeling maakt het ondernemers aanmerkelijk eenvoudiger om klachten in te dienen over de gang van zaken bij een aanbesteding.

Klachtenmeldpunt bij de aanbestedende dienst

Elke aanbestedende dienst moet een klachtenmeldpunt instellen en bij elke aanbesteding moet dat klachtenmeldpunt in de stukken worden vermeld. Nu zou je zeggen, dat het weinig zin heeft om een klacht in te dienen, als het klachtenmeldpunt door de aanbestedende dienst zelf is ingesteld, omdat het dan lijkt alsof de slager zijn eigen vlees keurt. Toch valt het mee.

Dat klachtenmeldpunt is een aanspreekpunt binnen de aanbestedende dienst, die niet betrokken is geweest bij het opstellen van de aanbesteding en die met een frisse blik de klacht bekijkt en een advies uitbrengt aan de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst kan vervolgens de klacht honoreren of niet. Als de klacht volgens de ondernemer onterecht niet wordt gehonoreerd, dan kan de ondernemer de klacht voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Commissie van Aanbestedingsexperts

Het doel van deze Commissie van Aanbestedingsexperts is het bijdragen aan een verbetering van de dialoog tussen partijen en het voorkomen dat de stap naar de rechter wordt genomen. Daarnaast is het doel van de commissie om de professionaliteit van de aanbestedingspraktijk verder te verbeteren en een leereffect teweeg te brengen bij ondernemingen en aanbestedende diensten.

In beginsel moet een ondernemer zijn klacht dus eerst bij de aanbestedende dienst indienen en deze klacht pas aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen nadat de aanbestedende dienst op de klacht heeft beslist of in gebreke blijft om binnen redelijke tijd die beslissing te nemen. Ook een klachtenmeldpunt of een aanbestedende dienst kan het initiatief nemen om de Commissie in te schakelen.

De route naar de commissie is als volgt:

a) De klager dient zijn klacht schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail, in bij het secretariaat van de Commissie. In deze schriftelijke klacht maakt hij duidelijk waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat daarnaast de dagtekening, de naam en het adres van de klager en de wederpartij en de aanduiding van de aanbesteding.

b) Het secretariaat van de Commissie registreert de klacht en bevestigt de ontvangst van de klacht.

c) Een ingediende klacht schort de aanbestedingsprocedure niet op.

d) De voorzitter beslist over het al dan niet in behandeling nemen van de klacht. Als de klacht niet in behandeling wordt genomen, krijgen beide partijen daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht. In dit bericht vermeldt de Commissie de reden of redenen waarom zij de klacht niet in behandeling neemt.

e) De partijen lichten de Commissie onverwijld in als de zaak waarin een klacht aan de Commissie is voorgelegd onder de rechter komt.

Het advies van de Commissie is niet bindend. Partijen kunnen alsnog naar de rechter gaan om de zaak te beslechten, maar het advies van de commissie zal voor de rechter wel zwaar meewegen. Het advies van de Commissie wordt – geanonimiseerd - openbaar gemaakt op een website, op het moment dat de aanbestedingsprocedure is afgerond en de aanbesteding definitief gegund is.

De regeling schept duidelijkheid over de wet

Met deze procedure is het mogelijk om klachten over een aanbesteding snel af te handelen, mits alle partijen de procedure voortvarend doorlopen. Zoals al genoemd, heeft de procedure geen opschortende werking. Het kan dus voorkomen, dat het advies van de commissie pas komt nadat de gunning heeft plaatsgevonden. Toch leidt de laagdrempeligheid van deze procedure er hopelijk toe, dat er snel duidelijkheid ontstaat over de toepassing van een aantal boterzachte artikelen in de wet over beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.