Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Om winnend te kunnen schrijven is het cruciaal om je offerte te kunnen lezen zoals je klant hem leest. De klant leest een offerte niet zoals een boek. Hij leest hem met een doel. Misschien meer dan één. Hij kan de offerte beoordelen met punten per selectiecriterium, hij kan offertes onderling vergelijken of hij kan zoeken naar antwoorden op vragen die hij heeft. Wat je in je offerte zet moet niet gebaseerd zijn op wat je wilt vertellen. Het moet gebaseerd zijn op wat je klant wil lezen.

Als je naar je offerte kijkt zoals een klant en als je eerlijk bent naar jezelf, is de eerste onaangename waarheid die je tegenkomt dat de klant het niet wil lezen. Hij wil zijn doelstellingen bereiken zonder dat onaangename leeswerk. Dat is een sterk argument om:

• Veel graphics te gebruiken die je boodschap uitdragen in plaatjes in plaats van woorden,
• Het kort te houden,
• Alle slecht onderbouwde claims, slogans, universele waarheden en stoplappen te verwijderen. Ze maken het moeilijker om de informatie te vinden die ertoe doet, ze zorgen dat het beoordelen van de offerte vervelend werk wordt en ze verminderen je geloofwaardigheid,
• Het gemakkelijk te maken om te navigeren en te vinden waar je naar zoekt,
• De volgorde te hanteren die de klant in zijn offerteaanvraag heeft gebruikt,
• Woorden te gebruiken die de klant ook heeft gebruikt,
• Duidelijk te verwijzen naar de vragen en de selectiecriteria die de klant heeft genoemd,
• Het gemakkelijk te maken om de offerte snel te scannen.

Lees alsof je de klant bent

Om je offerte te lezen zoals een klant, moet je jezelf afvragen: “als ik een klant was,…”

• Waar zou ik naar zoeken?
• Welke informatie zou ik nodig hebben?
• Wat heb ik nodig om te krijgen wat ik wil?
• Wat zou ik willen vergelijken?
• Wat zou ik willen overwegen?
• Wat heb ik dan nodig om mijn scoreformulieren te kunnen invullen?
• Wat zou ik het eerste willen zien?
• Wat voegt waarde toe?

De klant die jouw offerte zit te beoordelen moet kunnen zien dat je offerte voldoet aan de eisen van de offerteaanvraag en dat hij aan zijn eigen eisen voldoet. Hij moet evaluatieformulieren invullen. Hij moet je offerte scoren ten opzichte van de evaluatiecriteria. En hij moet antwoorden krijgen op zijn vragen, geloven dat hij je kan vertrouwen en iets in je offerte vinden dat hij wil. En hij doet dit in een concurrerende omgeving, hij vergelijkt wat hij ziet in jouw offerte met wat hij ziet in offertes van andere leveranciers.

Dus als je naar je eigen offerte kijkt door de ogen van de klant, vind je dan wat je nodig hebt? Of zie je alleen wat de leverancier over zichzelf beweert of erger nog, zie je een hoop opvulling en slecht onderbouwde claims? Gaat het allemaal over de leverancier en hoe geweldig hij is of vertelt de offerte wat je moet weten?

De beste manier om een offerte te schrijven die goed leest vanuit het perspectief van de klant is om je research goed te doen en na te denken over wat de klant wil zien, voordat je begint te schrijven. Dan moet je een offerte samenstellen rond die kennis. Dit is heel verschillend van het schrijven van een brochure over je bedrijf, gebaseerd op wat je maar kunt verzinnen. Om bewust de juiste informatie in de juiste volgorde aan te bieden, in de juiste context en om de informatie te presenteren vanuit het perspectief van de klant, moet je plannen wat je waar gaat schrijven, zodat elk onderdeel van je offerte specifieke doelstellingen heeft. Je moet deze doelstellingen vaststellen en nagaan hoe goed met je teksten aan deze doelstellingen wordt bijgedragen.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.