Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Een week geleden had ik een afspraak met een bedrijf, dat voor het eerst aan een aanbesteding gaat meedoen. Die aanbesteding wordt over een paar weken waarschijnlijk gepubliceerd. En de vraag van dat bedrijf was om ze te helpen bij het inrichten van een proces om die inschrijving te laten slagen en om in de toekomst ook succesvol aan nieuwe aanbestedingen te kunnen meedoen. Ik heb voorgesteld om naast het inrichten van het proces ook een paar mensen op te leiden tot bidmanager. Kijk, dit is de ideale klant voor mij. Ik kan hier alles doen waar ik in de afgelopen jaren zo goed in ben geworden. Alles wat ik weet kan ik hier kwijt.

Na die eerste afspraak heb ik ze wat huiswerk meegegeven:

• Maak de mensen die betrokken zullen zijn bij de inschrijving alvast zoveel mogelijk beschikbaar. Maak een lijstje van de functies die erbij betrokken zijn. Bij mijn oude werkgever waren dat: bidmanager, contractmanager, accountmanager, jurist, risk manager, planning, directie en de specialisten die verstand hebben van de materie.
• Bereid je voor op de vraag: waarin onderscheidt je je in de markt. Verzamel je folders, brochures, salesmappen, enzovoort. Lees ze kritisch door. Zijn ze nog van deze tijd?
• Verzamel zoveel mogelijk klantinformatie over de klant: wie zijn de beslissers in dit traject, wat weet je van  hun ambities en drijfveren, hoeveel invloed hebben ze, etc.
• Inventariseer wat je nu al weet over het contract.
• Is er nog een mogelijkheid om te beïnvloeden, zodat er geen onmogelijke eisen aan jullie worden gesteld? Denk aan eisen die met betrekking tot de referenties. Inkopers nemen heel gemakkelijk op, dat je ervaring moet hebben met overheidsorganisaties. Als dat een selectiecriterium is, dan lig je er direct al uit.
• Bestaat er de mogelijkheid om de aanbesteding nog zodanig te beïnvloeden, dat specifieke onderscheidende kenmerken van jullie businessmodel in de vraagstelling worden opgenomen?
• Denk na over winthema’s: wat zijn de kenmerken van jullie bedrijf die goed passen bij de RDW, qua cultuur, communicatie, omvang, accountmanagement, garanties, etc.
• Lees mijn e-book “Er is geen zilveren medaille”. Daaruit kun je al heel veel te weten komen over de werkwijze.

Voor mijzelf had ik ook wat huiswerk. Ik zou die week op hoofdlijnen een aanbiedingsproces op maat voor hun uittekenen.

Vanmorgen hadden we de tweede sessie. We hebben het aanbiedingsproces, zoals ik dat voor ogen heb voor dit bedrijf, met elkaar doorgesproken. En verder de acties vastgesteld die we nu kunnen doen, zolang de aanbesteding nog niet gepubliceerd is. Binnenkort is er toevallig nog een meeting met de manager van de afdeling waar deze aanbesteding op gericht is. De ideale gelegenheid om het bedrijf nog eens in de picture te zetten en te zorgen dat er straks geen knock-out criteria in de aanbesteding komen te staan waaraan ze niet kunnen voldoen. En ik heb weer nieuw huiswerk opgegeven.

• Begin alvast jullie prestatie-informatie te verzamelen: hebben jullie gegevens over klanttevredenheid? Zijn er aansprekende cijfers af te leiden uit jullie bedrijfsadministratie? Zijn er opdrachtevaluaties waaruit je conclusies kunt trekken?
• Verzamel ook alvast de gegevens voor vragen die waarschijnlijk gesteld gaan worden, bijvoorbeeld over jullie kwaliteitssysteem, planningsprocedure, etc.
• De aanbesteding is drie jaar geleden ook in de markt gezet en het contract is inmiddels bijna afgelopen. Probeer de aanbestedingsstukken van drie jaar geleden op te sporen. De kans is groot dat dezelfde vragen als toen weer gesteld gaan worden.
• Onderzoek wat de mogelijkheden zijn om je bedrijf, of bepaalde processen binnen je bedrijf te certificeren. Denk aan ISO 9001, ISO 14001. Zoek uit wat je daarvoor zou moeten beschrijven. De tijd is nu te kort om die certificeringen nog te halen, maar het helpt om straks de teksten daarover op te stellen.

Binnenkort zit ik weer bij dit bedrijf. Dan zal de aanbesteding inmiddels gepubliceerd zijn en kunnen we aan de hand van deze concrete case het proces gaan fijntunen en helemaal op maat maken voor deze klant.

Vind je deze blog interessant? Deel hem in je netwerk via de links onderaan deze pagina.