Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Heeft jouw offerte een boodschap? Of is het een kronkelend antwoord op wat er in de offerteaanvraag stond, springend van de ene eis naar de andere wens, met als boodschap dat je alles doet wat er gevraagd wordt? Is de boodschap hoe geweldig jouw bedrijf is? Of schreeuwt het “Kies mij! Kies mij!”

Waarom een centrale boodschap?

Als je offerte geen centrale boodschap heeft, wat verwacht je dan dat de klant eruit haalt? Een offerte moet een bewering doen, een thema hebben. Hij moet een belofte doen, die je gaat bewijzen. En hij moet een hiërarchie hebben van de eerste zin naar het hoofdstuk en naar het niveau van de individuele paragraaf. Alles wat je schrijft moet tot een conclusie leiden en die conclusie moet de centrale boodschap van je offerte zijn.

Het hoeft niet per se één ding zijn dat je probeert te bewijzen, maar het moeten er aan de andere kant ook niet teveel zijn. Je wilt dat de klant je offerte uitleest en zegt: “Ik snap wat je bedoelt. Ik ben het eens met wat ze willen doen. Daarom neem ik ze.”

Verschillende boodschappen

Sommige boodschappen zijn redelijk algemeen en kunnen door de hele offerte heen gebruikt worden. Boodschappen over risico, vertrouwen en kwaliteit vallen in deze categorie. Sommige boodschappen zijn specifiek voor een bepaald hoofdstuk, zoals een boodschap waarom jouw technische oplossing de beste is. Je moet ervoor zorgen dat jouw boodschappen appelleren aan evaluatiecriteria die in de aanvraag zijn genoemd. De wijze waarop de evaluatiecriteria zijn gestructureerd geven je aanwijzingen of je zoiets als “kwaliteit” in de hele offerte of in een specifiek hoofdstuk moet behandelen. Je moet je punten maken waar ze de hoogste score in de beoordeling opleveren.

Zorg dat de boodschap die de klant leest ook is wat je denkt dat het is. Als je je offerte schrijft over jezelf of waarom je bedrijf zo geweldig is, hoort de klant misschien dat je oppervlakkig bent, vervuld van jezelf en dat je eigenlijk alleen maar geld wilt. De beste manier om dit te vermijden is om een offerte over je klant te maken. Als je boodschap is dat de klant iets geweldigs krijgt door met jou te werken, dan hoef je alleen dat maar te bewijzen. Elk hoofdstuk en elke paragraaf gaat over wat ze mogen verwachten en waarom ze daarop kunnen vertrouwen. 

Onderbouwen van je boodschap

Een goed ding van iets te moeten bewijzen is dat je de offerte eromheen kunt opzetten. Je vraagt niet aan de specialisten in je bidteam om antwoorden te schrijven op wat er in de aanvraag staat, maar je instrueert ze om zodanig op de eisen in de aanvraag te reageren, dat ze jouw centrale boodschap ondersteunen. Het helpt ook wanneer je aan een paragraaf begint en nog niet zeker bent wat je daarin zult zeggen. Vraag je af: “Wat is de boodschap die ik hier moet afgeven?”

Als je probeert de boodschap te onderbouwen dat jouw bedrijf klantgericht is, schrijf je je antwoord in een richting. Als je probeert te bewijzen dat je efficiënter bent, schrijf je een andere kant op. En als je probeert te bewijzen dat je kunt anticiperen en potentiele problemen kunt voorkomen, gaat het weer een andere kant uit. Het is veel gemakkelijker om inspiratie te vinden als je een boodschap hebt. De boodschap bepaalt wat je zult schrijven.

Heroverweeg of je wel zult aanbieden als je geen boodschap hebt.

Als je aan een offerte begint en je weet niet wat de boodschap is, moet je nog eens overwegen of je wel zult aanbieden. Denk er eens over na. Wat heb je de klant te bieden, behalve dan de bereidheid om hun geld aan te nemen? Hoe kun je een concurrent verslaan die een goede boodschap in zijn offerte heeft staan, laat staan wanneer die boodschap het resultaat is van gesprekken die hij met de klant gevoerd heeft en die de bestaande klantrelatie hebben versterkt? Soms kun je dat allemaal pareren en de opdracht wegkapen, maar alleen als de klant zich beter voelt bij de boodschappen die jij geeft. Als je geen boodschap hebt lukt je dat nooit. Wat heeft het maken van een aanbieding dan voor zin?

Eerst je boodschappen uitdenken, dan pas schrijven.

Je moet wachten met schijven totdat je weet welke boodschappen je wilt overbrengen. Het kost minder tijd om je centrale boodschappen op een rijtje te krijgen en dan te gaan schrijven, dan wanneer je gaat schrijven en dan moet herschrijven om de punten te maken die je tijdens het schrijven hebt bedacht. Als je teamleden willen beginnen met schrijven omdat het te lang duurt om uit te zoeken welke boodschappen je moet overbrengen, is dat echt een heel slecht signaal. Het probleem ligt niet in de planning voor het schrijven. Het betekent dat je geen positionering, geen strategieën, geen thema’s en geen meningen hebt en dat je moeite hebt om er een paar te vinden. 

De centrale boodschap is leidend

Soms hebben mensen moeite met het zich committeren aan een boodschap. Ze maken zich zorgen of de klant het met de boodschap eens is. Je kunt de offerte verliezen als je de verkeerde boodschappen benadrukt. Maar je zult per definitie verliezen als je helemaal geen boodschappen overbrengt. Dus denk na over wat er toe doet en waarom het ertoe doet, neem een standpunt in en bewijs je boodschap.

Het vinden van de centrale boodschappen

En soms zijn mensen niet zeker welke boodschappen ze moeten afgeven. Focus op wat belangrijk is voor de klant in plaats van wat voor jou belangrijk is. Wat moeten ze weten om een besluit te kunnen nemen? Hebben ze beoordelingscriteria of een proces dat gevolgd moet worden? Kun je je offerte zo maken dat het gemakkelijk is om hem te beoordelen door jouw boodschappen te matchen aan hun criteria?
Als je een boodschap wilt overbrengen in een offerte, moet het niet over jou gaan. Het moet gaan over wat je voor je klant kunt doen. Als je een boodschap wilt onderbouwen, moet je aantonen dat je al hebt nagedacht over hun behoefte en dat je daarin voorziet met dienstverlening. Doe gewoon of je al gewonnen hebt en steek je creativiteit en energie in het aantonen hoeveel ze aan je hebben en hoeveel beter ze af zijn als jouw bedrijf voor ze aan de slag is. Voor de klant is dat de enige reden achter de hele aanbesteding.

Vind je dit artikel interessant? Deel het in je sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.