Smart Tenders

Hulp en advies bij aanbestedingen en offertes

Inkoop bij de overheid is strak gereguleerd, zowel bij het Rijk als bij lagere overheden en aanverwante organisaties. Als de opdrachtwaarde groter is dan bepaalde drempelbedragen, moet de opdracht worden aanbesteed. Dat is een formeel traject, dat aan wettelijke regels moet voldoen. Maar ook onderhandse aanbestedingen zijn aan regels gebonden. Veel ondernemers zien met lede ogen mooie opdrachten en contracten voorbijkomen, maar zien zichzelf niet in staat om hierop in te schrijven. In gesprekken met ondernemers hoor ik vaak dezelfde argumenten: “Het gaat toch alleen maar om prijs, de eisen zijn veel te hoog, de risico’s zijn veel te groot en worden eenzijdig bij de ondernemer gelegd. Er is altijd wel een bedrijf te vinden dat onder die condities wil werken. Je moet gewoon wanhopig genoeg zijn. Maar als je zo’n opdracht pakt, dan verdien je er waarschijnlijk geen cent aan.” Toch laten deze ondernemers dan een grote markt liggen. De overheid besteedt jaarlijks ongeveer 60 miljard euro via aanbestedingen.

Met de invoering van de nieuwe aanbestedingswet is er veel veranderd. Daardoor is de kans dat een ondernemer een opdracht wint veel groter geworden en de kans dat de opdracht winstgevend kan worden uitgevoerd is ook sterk toegenomen. Bovendien zijn de administratieve lasten die met een inschrijving gepaard kunnen gaan sterk ingeperkt. Alleen de winnaar moet achteraf bewijsstukken overleggen (accountantsverklaring, verklaring belastingdienst, etc.). De kunst is nu om met een redelijke inspanning een winnende inschrijving te doen. In toekomstige teksten zal ik dieper ingaan op de nieuwe aanbestedingswet.

Onderhandse aanbesteding

Wanneer de opdrachtwaarde beneden de drempelbedragen blijft, kan een aanbestedende dienst de opdracht onderhands aanbesteden. Bij onderhandse aanbestedingen vraagt de aanbestedende dienst aan een beperkt aantal bedrijven om een offerte uit te brengen. Gemeenten besteden veel werk onderhands aan, waarbij ze vooral het lokale bedrijfsleven uitnodigen. Wil je in aanmerking komen om een inschrijving te mogen doen, moet je dus wel bekend zijn bij de gemeente. De meeste gemeentelijke inkoopafdelingen organiseren eens of twee keer per jaar bijeenkomsten voor het bedrijfsleven, waarin ze het inkoopbeleid van de gemeente toelichten. Deze bijeenkomsten worden vaak ook gebruikt om kennis te maken met bedrijven. Als ondernemer is het dus belangrijk om deze bijeenkomsten te bezoeken en daar uit te zoeken hoe je in contact kunt komen met mogelijke belanghebbenden en budgethouders. Zorg voor een goede “elevator pitch”, zodat je in staat bent om snel te vertellen wat je doet en waarin je je onderscheidt.

Wanneer je dan van de gemeente het verzoek krijgt om een offerte uit te brengen, volg dan de procedure die in de aanbestedingsdocumenten is beschreven.

Nationale en Europese aanbestedingen

Opdrachten met een grote opdrachtwaarde worden door de aanbestedende dienst gepubliceerd op www.TenderNed.nl. Ze worden nationaal of Europees aanbesteed. Iedereen kan hierop inschrijven. Dat betekent, dat de concurrentie groot is en dat je de concurrentie ook niet goed kent. Anderzijds beschikt iedereen over dezelfde informatie, dus iedereen heeft een even grote kans. Bij het beantwoorden van een aanbesteding is het dus de kunst om heel goed te lezen, de juiste vragen te stellen, de juiste documenten en andere bewijzen mee te leveren en met het schrijven van de antwoorden heel precies te zijn. Uiteraard moet hierbij een scherpe prijs worden gemaakt, maar daarin verschilt een aanbesteding niet van andere aanbiedingstrajecten.

Lezen

Als eerste is het enorm belangrijk om de aanbestedingsdocumenten zeer zorgvuldig te lezen. Lees uiterst secuur en neem daar voldoende tijd voor. Discussieer met de deskundigen in je onderneming over de gevraagde oplossingen en achterhaal wat precies het achterliggende probleem is. Markeer alle passages die onduidelijk zijn. Lees de selectiecriteria en beoordeel snel of je onderneming hieraan kan voldoen. Lees ook de gunningscriteria en probeer een inschatting te maken of je concurrerend of onderscheidend kunt zijn. Lees niet alleen het hoofddocument, maar ook de meegestuurde inkoopvoorwaarden en de concept overeenkomst. Markeer daarin alle bepalingen die buitenproportioneel zijn in het licht van de aard en omvang van de opdracht.

Kwalificeren

Beoordeel samen met je team of je zult aanbieden. Wil je het? Kun je het? Kun je concurrerend aanbieden? Heb je eventueel een partner nodig? Op wat voor manier kun je onderscheidend zijn ten opzichte van de concurrentie? Als je besluit om in te schrijven, stel dan je team samen en organiseer een kick-off met je team.

Maak een storyboard en formuleer vragen

Hiervoor kun je verschillende technieken gebruiken. In ieder geval is het de bedoeling dat er voor iedere vraag een oplossingsrichting wordt aangegeven. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld per vraag een mindmap te maken. Zorg dat de keuzes die hierbij gemaakt worden goed worden gemotiveerd en dat de voordelen daarvan worden opgenomen in de beantwoording. Als de aanbestedende dienst geen inzicht heeft gegeven in het budget, probeer dan toch een bedrag vast te stellen waar je naartoe werkt. Dat bedrag moet een reële inschatting zijn waarvoor je denkt de oplossing te kunnen verkopen. Door dit bedrag als richtsnoer te nemen, voorkom je dat je de oplossing te mooi en dus te duur maakt.

Parallel hieraan formuleer je vragen over alle onduidelijkheden die tijdens het ontwerpen van de oplossing opduiken. De vragen die gerezen zijn naar aanleiding van het lezen van de documenten en bij het zoeken naar de juiste oplossing, moeten nu zorgvuldig worden geformuleerd. Deze vragen moeten neutraal en respectvol gesteld zijn en in het gevraagde formaat worden ingeleverd. De aanbestedende dienst zal deze vragen beantwoorden in een Nota van Inlichtingen.

Verwerk de Nota van Inlichtingen

Herhaal bij het verschijnen van de Nota van Inlichtingen de kwalificatie op basis van de nieuwe informatie en besluit of je doorgaat met de aanbieding of niet. Formuleer eventueel vervolgvragen als er nog steeds onduidelijkheden bestaan.

Schrijf de aanbieding af

Zorg dat alle antwoorden nu goed worden uitgewerkt. Hanteer daarbij een duidelijke structuur. Begin met het beschrijven van de oplossing, motiveer de keuzes die je daarbij hebt gemaakt en beschrijf de voordelen voor de klant. Doe dit bij ieder onderwerp dat je behandelt. Schrijf begrijpelijk en ‘to the point’. Zorg dat de tekst ook goed leesbaar voor beslissers die weinig geïnteresseerd zijn in de techniek. Zorg dat deze versie ruim voor de deadline af is, zodat hij gereviewd kan worden door een paar onafhankelijke reviewers, die niet bij het schrijven van de aanbieding betrokken zijn geweest. Uiteraard moeten deze reviewers ook de aanbestedingsdocumenten lezen. Zorg dat niet iedereen alles gaat reviewen maar verdeel het werk. Daarmee wordt voorkomen, dat er aan het begin van de aanbieding nog scherp wordt gelezen en dat er aan het einde bijna geen commentaar meer wordt gegeven.

Stel de definitieve prijs vast

Parallel aan het reviewen kan de commercieel verantwoordelijke accountmanager in overleg met de uitvoeringsverantwoordelijke manager de prijs bepalen. In feite bepaalt de uitvoeringsverantwoordelijke op basis van de beschreven oplossing eerst de kostprijs. Vervolgens bepaalt de commercieel verantwoordelijke de verkoopprijs, en dus de winstmarge. Soms leidt dit tot problemen, wanneer bijvoorbeeld de kostprijs zo hoog uitvalt, dat de accountmanager concludeert dat hij het niet meer kan verkopen. In dat geval moet de uitvoeringsverantwoordelijke manager aangeven welke onderdelen van de oplossing kunnen vervallen.

Verwerk het reviewcommentaar en maak de definitieve versie

Zowel uit de review als uit de prijsdiscussie kan input worden geleverd voor de definitieve aanbieding. Maak de aanbieding af en bereid de productie voor. Zorg dus voor een eenduidige en aantrekkelijke opmaak, voeg eventueel foto’s en andere illustraties toe, laat de eventuele graphics nabewerken door een specialist. Maak zoveel exemplaren als vereist in de aanbestedingsdocumenten en voeg een digitale versie toe op een USB-stick. Zorg dat de officiële aanbieding wordt ondertekend door de tekenbevoegde vertegenwoordiger van het bedrijf en maak het hele pakket klaar om in te leveren bij de aanbestedende dienst.

Tot slot

Er valt nog heel veel te vertellen over het inschrijven op aanbestedingen. In komende afleveringen van deze blog zal ik dieper op de verschillende onderdelen van het bovenstaande proces ingaan. Voor een meer uitgebreide overall beschrijving van het aanbiedingsproces kun je ook het e-book “Er is geen zilveren medaille” lezen. U kunt dit aanvragen op deze website.

Vond u dit artikel interessant? Deel het in uw sociale netwerk via de links onderaan deze webpagina.